РАЗВИТИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОТДЕЛА ЛОГИСТИКИ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ КОМПАНИИ-ИМПОРТЁРА В УСЛОВИЯХ ЦИФРОВИЗАЦИИ ЛОГИСТИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ

Е.М.Тетцоева

Аннотация. Предметом исследования в данной статье выступает специфика делового взаимодействия логистического отдела с иными структурными подразделениями импортирующей компании. Основная цель исследования — наметить возможные и получающие всё большую востребованность в условиях цифровизации управления пути решения возникающих в данной сфере практических проблем. В статье перечислены составные элементы документооборота, существующего между отделом логистики и другими внутриорганизацион- ными структурными единицами. Кроме того, в статье автором предложено распределение задач по формированию параметров материального потока между логистической службой и отделом продаж импортирующей компании. Автором выделен ряд мер, проведение которых в рамках управленческой деятельности организации-импортёра способно повысить эффективность бизнес-процессов компании, связанных с обменом информацией в ходе осуществления логистических функций.

Ключевые слова: внутриорганизационное взаимодействие, деловые коммуникации, документооборот, логистическое управление, цифровизация.

 

В настоящее время с необходимостью решения различных логистических задач сталкиваются практически все компании, поставившие своей целью извлечение прибыли. Особую значимость в условиях возросших рисков приобретает оптимизация логистических издержек компаний-импортёров. Одной из задач является сокращение расходов, связанных с потерями рабочего времени логистов, и, как следствие, финансовых потерь компании, вызванных неэффективным взаимодействием закупочного отдела с прочими внутриорганизацион- ными структурными единицами.

Между подразделениями постоянно циркулирует поток документации — как строго регламентированной, так и произвольных форм, — которая относится к выполнению логистической функции (см. табл. 1).

Таблица 1
Документооборот между отделом логистики и другими подразделениями компании-импортёра

Документооборот между отделом логистики и другими подразделениями компании-импортёра

Строго регламентированные формы документов включают в себя оригинальную документацию по поставке, регламентированные на внутриорганиза- ционном уровне — отчёты, заключения и инструкции. Наиболее многочисленной группой форм являются нерегламентированные запросы, заявки и ответы на них. Регламентация данных форм, предусматривающая их структуризацию, представляет одно из направлений оптимизации делового взаимодействия отдела логистики с прочими подразделениями компании.

Отдельного внимания заслуживает формат взаимодействия между сотрудниками разных служб. Так, при размещении отделов в одном здании в некоторых случаях желательной является устная коммуникация, способствующая развитию комфортной психологической атмосферы в коллективе. Однако передача устным коммуникациям ведущей роли в процессе внутриорганизационно- го взаимодействия недопустима по ряду причин:

1) невозможность ежедневного непосредственного общения сотрудников подразделений, находящихся в различных географических точках;

2) рост непроизводительных затрат времени, связанных с перемещением работников между помещениями для передачи информации;

3) риск искажения информации при её устной передаче другому лицу;

4) риск потери информации при её получении лицом в устной форме;

5) отсутствие материального доказательства факта передачи и получения информации;

6) снижение чувства ответственности сотрудников за принятие решений, основанных на устных распоряжениях руководства.

Внутриорганизационные коммуникации посредством телефонного взаимодействия обладают практически такими же недостатками, кроме необходимости присутствия в непосредственной близости от собеседника.

В связи с этим возникает вопрос цифровизации логистического управления при организации движения информационных потоков между отделом логистики и другими службами: необходимо централизованное внедрение в организации информационных систем для передачи информации о статусе материального и финансового потоков, которые позволят ускорить и упростить процесс принятия решений логистическим отделом. Дополнением к использованию единой ERP-системы могло бы стать применение чатовых программ для внутрикорпоративного и внешнего общения сотрудников с контрагентами, а также иного вспомогательного программного обеспечения. Важной задачей является максимальное распространение переписки посредством электронной почты для коммуникаций по значимым вопросам.

Следует выделить основные проблемы, возникающие в области коммуникаций между отделом логистики и иными подразделениями компании:

• отсутствие чёткого разграничения решаемых вопросов между службами, усугубляющее мнимый конфликт интересов между отделом логистики, с одной стороны, и отделами продаж и финансов, с другой стороны;

• отсутствие гибкости во взаимодействии службы логистики с иными отделами и в процессе решения задач внутри логистического отдела;

• преобладание в структуре внутриорганизационных коммуникаций нерегламентированного устного взаимодействия.

Одним из вариантов решения проблем в сфере логистического управления может стать сбалансированная система внутриорганизационных отношений, построенная на принципах всеобщего управления качеством, оптимизации тотальных затрат и системном подходе. Основной целью подобной сбалансированной системы является совместная работа всех подразделений компании над достижением двух целей — удовлетворения в максимальной мере нужд клиентов и оптимизации расходов компании по его достижению [2]. В данном случае важное значение приобретает распределение «зон ответственности» между двумя задающими параметры материалопотока службами — отделом логистики и отделом продаж (см. табл. 2).

Таблица 2
Возможное распределение задач по формированию параметров материалопотока между отделом логистики и отделом продаж импортирующей компании

Возможное распределение задач по формированию параметров материалопотока между отделом логистики и отделом продаж импортирующей компании

Распределение задач между отделом логистики и отделом продаж, предлагаемое в табл. 2, обладает рядом преимуществ:

1) соблюдение принципа минимизации себестоимости;

2) оптимизация затрат на управление запасами;

3) изначальное обеспечение прибыльности деятельности компании за счёт установления на этапе планирования закупочной деятельности ориентировочной рентабельности.

Следует произвести выстраивание регламентируемых процессов, описывающих формат взаимодействия между отделами, разработку процедур распределения ответственности и полномочий в отделе логистики, порядок межфункциональных коммуникаций.

Регламентирование бизнес-процессов в логистике является важнейшей составляющей процесса цифровизации логистического управления, идёт ли речь о взаимодействии различных служб компании или о процессах, происходящих внутри подразделения. Основные процессы необходимо отразить и закрепить в специально разработанных инструкциях-регламентах, в составлении которых по мере необходимости могут принимать участие различные службы организации в той степени, в которой регламенты касаются их сферы ответственности [1]. В претворении в практику процедур и алгоритмов, описанных в регламентах, большую роль играет использование текстовых электронных средств коммуникации — в первую очередь, электронной почты, а также «мессенджеров», позволяющих фиксировать и сохранять информацию о делегировании задач и ходе их выполнения. Следует отметить важность использования и вспомогательного программного обеспечения, предназначенного для планирования и распределения задач между работниками. Тем не менее, даже регламентированное письменное общение не заменит регулярных встреч и совещаний сотрудников компании, во время которых происходит обсуждение новых идей и проектов и выработка программы совместных действий. Наиболее эффективный способ структурирования процесса обмена информацией во время обсуждения и совещаний — это их протоколирование и фиксирование принятых решений с последующим контролем выполнения [3].

Главной целью оптимизации взаимодействия отдела логистики с другими подразделениями компании является рациональная организация движения информационного потока на предприятия для достижения эффективного управления ма- териалопотоком, а также финансовым потоком. Ключевое место в достижении данной цели, независимо от выбираемой модели взаимодействия, следует отвести разработке системы регламентов, структурирующих процесс обмена информацией внутри компании. Значимым элементом выстраиваемой коммуникационной модели целесообразно сделать широкое внедрение информационных технологий в процесс делового общения сотрудников отдела логистики и их коллег из других служб компании в рамках цифровизации логистического управления в компании.

Список литературы

1. Перник Д.Л. Логистика и маркетинг: проблемы взаимодействия [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.lobanov-logist.ru/library/352/54416/ (дата обращения: 09.02.2018).
2. Разгуляев В.Ю. Взаимодействие логистики и маркетинга при управлении закупками [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://logist.ru/articles/vzaimodeystvie-marketinga- zakupok-i-logistiki (дата обращения: 09.02.2018).
3. Тетцоева Е.М. Организация эффективного взаимодействия отдела закупочной логистики и отдела продаж импортирующей компании / Актуальные проблемы управления- 2017: Материалы 22-й Междунар. науч.-практ. конференции. Вып. 1. М.: Изд. дом ГУУ, 2017. С. 249-251.

Источник: Научный журнал «Вестник факультета управления СПбГЭУ». 2018. Выпуск 3 (ч.2)0,

 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

*

code