24.2.3.1.5. УСЛУГИ ТРАНСПОРТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Иногда организации заключают договоры с транспортными предприятиями на автотранспортное обслуживание работников в период командировки. ФАС Московского округа в Постановлении от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10 посчитал, что затраты по таким договорам могут быть учтены в составе командировочных расходов.

ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 22.09.2010 N А32-49229/2009 также указал, что оплата аренды автомобилей для поездок командированного работника может признаваться командировочными расходами, поскольку перечень, приведенный в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, не является исчерпывающим. Однако в рассматриваемом споре налогоплательщик учел такие затраты в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Судьи признали это правомерным, а ВАС РФ их поддержал (Определение ВАС РФ от 17.02.2011 N ВАС-330/11).

А вот судьи ФАС Северо-Западного округа полагают, что такие затраты не могут включаться в состав командировочных расходов, однако учитываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление от 27.04.2007 N А05-11584/2006-31).

 

24.2.3.2. РАСХОДЫ ПО НАЙМУ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ

 

Как правило, в период командировки командированные сотрудники проживают в гостиницах. Какими документами подтверждаются расходы по найму жилого помещения в таких случаях?

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) за наличный расчет и (или) в случае расчета с использованием банковских карт (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Однако те организации и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги населению, вместо кассовых чеков вправе выдавать бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Порядок применения БСО урегулирован Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее — Положение).

Таким образом, расходы на проживание в гостинице можно подтвердить кассовым чеком или БСО. Это подтверждают и контролирующие органы (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).

 

Примечание

Согласно п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ налогоплательщики ЕНВД освобождены от обязанности использовать ККТ при наличных расчетах (при расчетах с использованием платежных карт) с населением.

Такие организации (индивидуальные предприниматели) по требованию покупателя обязаны выдать ему документ, который подтверждает прием денежных средств за проданный товар (оказанную услугу, выполненную работу). Указанный документ составляется в момент получения денежных средств и должен содержать следующие реквизиты (п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ):

— наименование документа;

— порядковый номер документа, дату его выдачи;

— наименование выдавшей организации (для индивидуального предпринимателя — Ф.И.О.);

— ИНН организации (индивидуального предпринимателя), выдавшей документ;

— наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

— сумму оплаты в рублях;

— должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Указанная норма введена Федеральным законом от 17.07.2009 N 162-ФЗ и вступила в силу со дня официального опубликования данного Закона (ст. 5 Федерального закона от 17.07.2009 N 162-ФЗ).

При этом система налогообложения в виде ЕНВД может применяться к оказанию услуг по временному размещению и проживанию. В таких случаях расходы на проживание командированного работника в гостинице подтверждает описанный выше документ.

Подробнее о применении ЕНВД к деятельности по оказанию услуг по временному размещению и проживанию вы можете узнать из гл. 15 «Услуги по временному размещению и проживанию (гостиничные услуги, сдача внаем жилых помещений)» Практического пособия по ЕНВД.

 

Как разъясняет Минфин России, форму БСО по общему правилу организация устанавливает самостоятельно (Информационное письмо от 22.08.2008, Письма от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, от 29.10.2009 N 03-01-15/10-485, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400). При этом нужно соблюдать требования Положения. Обязательные реквизиты и порядок изготовления БСО установлены п. п. 3, 4, 11 Положения (наименование документа, номер и серия, название организации и т.д.). Поэтому представленный командированным сотрудником БСО должен содержать все указанные в упомянутых нормах сведения и реквизиты. Документ, который не соответствует требованиям Положения, не подтверждает понесенные расходы (Письмо Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666).

Отметим, что до вступления в силу Положения формы БСО утверждались Минфином России, большая их часть не применяется с 1 декабря 2008 г. (п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).

В частности, до указанной выше даты гостиницы выдавали в подтверждение расходов «Счет», который заполнялся с применением форм N 3-Г или N 3-Гм, утвержденных Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. Иметь чек ККТ при наличии «Счета» было не обязательно (Письмо МНС России от 23.04.2004 N 02-5-10/29, Постановление ФАС Московского округа от 05.05.2008 N КА-А40/3517-08).

В то же время в качестве оправдательного документа, подтверждающего затраты на проживание в гостинице, мог быть принят не только упомянутый выше «Счет», но и квитанция произвольной формы, имеющая все предусмотренные формами N 3-Г и N 3-Гм реквизиты и содержащая штамп «Оплачено» (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 02.02.2005 N А57-1202/04-22).

Нередко в счете гостиницы, помимо собственно расходов на проживание, отдельными строками выделяется стоимость дополнительных услуг (например, оплата за пользование телевизором, холодильником, утюгом). Как мы уже отмечали, затраты на оплату подобного рода дополнительных услуг формируют статью расходов по найму жилого помещения. Исключение составляют расходы на обслуживание в барах, в ресторанах и в номере, а также расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, сауной, фитнес-клубом). Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделена также стоимость питания (обычно завтраков), то имейте в виду, что эти затраты вы не должны включать в стоимость проживания, поскольку они возмещаются за счет суточных. Таким образом, стоимость питания учесть при расчете налога на прибыль вы не сможете. При этом суточные выплачиваются работнику обязательно и включаются в расходы.

Однако если стоимость завтраков включена в стоимость проживания, но отдельной строкой не выделена (например, в счете имеется следующая формулировка «оплата за пребывание в гостинице, включая завтраки…» с указанием единой суммы), то, на наш взгляд, в составе расходов на проживание можно учесть всю зафиксированную в счете сумму.

Если работник направляется в заграничную командировку, то документом, подтверждающим расходы на проживание, является, как правило, так называемый инвойс (от англ. «invoice» — счет, фактура), который выдают зарубежные отели.

Если в таком инвойсе отдельной строкой выделен НДС, выставленный в соответствии с законодательством иностранного государства, сумму этого налога, по мнению Минфина России, также можно учесть в составе расходов на командировку (Письмо от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37).

Не забудьте при этом, что такой счет, как и любой другой первичный учетный документ, который составлен на иностранном языке, необходимо построчно перевести на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Письма Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47). Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Также финансовое ведомство отмечает, что расходы по найму жилого помещения могут подтверждаться кассовыми чеками и чеками, выдаваемыми при операциях с использованием банковских карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).

Может возникнуть ситуация, когда услуги за проживание в гостинице оплачивает не сам сотрудник, направленный в командировку, а иное лицо с использованием своей банковской карты. Работник же в дальнейшем возмещает этому лицу понесенные расходы. Чиновники указывают, что при таких обстоятельствах работодатель может учесть командировочные расходы при условии представления документов, подтверждающих, что затраты понесены именно сотрудником. Это может быть расписка того лица, банковской карточкой которого была оплачена гостиница, либо его письмо в адрес организации (Письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876).

Еще один вариант проживания командированного работника — это аренда квартиры. Он удобен в тех случаях, когда организация регулярно направляет своих сотрудников в командировку в один и тот же населенный пункт.

В такой ситуации доказательствами того, что расходы по аренде жилого помещения связаны с командировкой, являются: приказ о командировке, проездные билеты, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы, которые свидетельствуют об уплате арендных платежей.

 

Примечание

С 8 января 2015 г. Положение о командировках не содержит требований оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении, как это было предусмотрено ранее. Подробнее об этом читайте в разделе «Документальное подтверждение командировочных расходов в связи с отменой командировочных удостоверений с 2015 г.» и разделе «Документальное подтверждение командировочных расходов до 8 января 2015 г.».

 

Порядок и размер возмещения работникам расходов по бронированию и найму жилого помещения на территории как РФ, так и иностранных государств вам нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. п. 14, 21 Положения о командировках).

Отметим, что до 2006 г. Минфин России вообще ставил под сомнение саму возможность учесть в составе командировочных расходов сумму арендной платы за жилье, арендованное для командированных работников (см., в частности, Письмо от 02.06.2005 N 03-03-01-04/1/306). Однако арбитражные суды принимали решения в пользу налогоплательщиков (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.04.2005 N А29-1590/2004а).

Свою позицию ведомство изменило после того, как в ст. 252 НК РФ были внесены поправки, согласно которым расходы можно подтверждать и косвенными документами. Поэтому организация вправе учитывать в целях налогообложения расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, но только за период фактического проживания (Письма Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58). С этим согласились и специалисты УФНС России по г. Москве в Письме от 16.04.2010 N 16-15/040653@.

Нередко при аренде квартиры работник помимо оплаты за проживание несет дополнительные расходы. Например, это может быть оплата коммунальных услуг (электроэнергия, газ, вода), которая производится на основании отдельных квитанций. Работодатель впоследствии возмещает сотруднику такие затраты и учитывает их в составе прочих расходов. Минфин России считает это правомерным при условии, что расходы соответствуют критериям ст. 252 НК РФ (Письмо от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802).

 

24.2.3.3. РАСХОДЫ НА ОФОРМЛЕНИЕ ВИЗ, ПАСПОРТОВ, ВАУЧЕРОВ, ПРИГЛАШЕНИЙ И ИНЫХ АНАЛОГИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Такие расходы возникают в случае направления работников в зарубежные командировки.

При признании расходов на оформление виз организация может столкнуться с определенными трудностями, которые вызваны следующим.

Некоторые иностранные государства, так же как и Россия (п. 5 ст. 27 Федерального закона от 15.08.1996 N 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию»), не разрешают въезд в страну без оформления полиса медицинского страхования, действительного на их территории.

В такой ситуации приобретение полиса медицинского страхования является необходимым условием для оформления и получения визы.

Так как в данном случае затраты на медицинское страхование работников связаны с производственной необходимостью и обусловлены исключительно целью командировки, то стоимость страховки можно включать в состав расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такой вид командировочных расходов прямо предусмотрен в пп. «г» п. 23 Положения о командировках. По этому поводу см. также Письмо Минфина России от 20.10.1999 N 04-06-05 и Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.03.2001 N А56-2448/00.

При этом для подтверждения таких затрат, помимо собственно полиса медицинского страхования, организации целесообразно запастись документом от посольства соответствующей страны, из которого бы усматривалось, что медицинская страховка является обязательным условием получения визы.

Кроме того, для оформления виз организация может осуществлять сопутствующие расходы, а именно на курьерскую доставку виз, СМС-оповещение. Подобные затраты можно отнести к командировочным расходам на основании п. 24 Положения о командировках. Следовательно, при надлежащем документальном подтверждении таких расходов организация вправе учесть их в целях налогообложения прибыли наряду с консульскими сборами и оформлением и выдачей визы (Письмо ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@ (п. 2)).

Если запланированная командировка за рубеж состоялась, то возникновение еще каких-либо сложностей в связи с признанием рассматриваемых затрат маловероятно. Однако в случае отмены поездки по тем или иным причинам у организации, скорее всего, будут проблемы. Контролирующие органы приходят к единому мнению, что расходы на оформление и выдачу виз в такой ситуации не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134, ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@ (п. 1)).

С нашей точки зрения, обозначенный вопрос не столь однозначен и при его решении надо учитывать конкретные сложившиеся обстоятельства.

 

Например, организация планировала направить в загранкомандировку работника Петрова. Ему была оформлена виза. Однако Петров внезапно заболел, поэтому в командировку поехал Сидоров, для чего потребовалось оформить еще одну визу. На наш взгляд, при наличии документов, подтверждающих заболевание Петрова, затраты организации на получение для него визы могут быть учтены в целях налогообложения в составе других расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Ведь сам по себе факт болезни работника не является основанием для того, чтобы поставить под сомнение обоснованность этих затрат. Конечно, в подобных ситуациях организации надо быть готовой отстаивать свою позицию в суде.

 

24.2.3.4. СУТОЧНЫЕ И ПОЛЕВОЕ ДОВОЛЬСТВИЕ

 

Суточные и полевое довольствие учитываются в составе командировочных расходов без каких-либо ограничений их размера (абз. 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

 

Примечание

В целях налогообложения прибыли полевое довольствие признается командировочными расходами, несмотря на то что в ст. 168 ТК РФ оно не поименовано в составе возмещаемых расходов, связанных со служебными командировками. Однако обязанность работодателя возмещать расходы, связанные с работой в полевых условиях (полевое довольствие), установлена ст. 168.1 ТК РФ.

 

Основной момент, на который следует обратить внимание, — порядок документального подтверждения таких расходов.

Исходя из ст. ст. 168, 168.1 ТК РФ, Положения о командировках, а также Письма Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271, для учета таких расходов организации необходимо подтвердить:

— производственный характер командировки или нахождения в полевых условиях (приказ);

— продолжительность нахождения сотрудника вне места постоянного жительства (ксерокопии страниц загранпаспорта, проездные документы).

 

Примечание

С 8 января 2015 г. Положение о командировках не содержит требований оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении, как это было предусмотрено ранее. Подробнее об этом читайте в разделе «Документальное подтверждение командировочных расходов в связи с отменой командировочных удостоверений с 2015 г.» и разделе «Документальное подтверждение командировочных расходов до 8 января 2015 г.»;

 

— расчет размера суточных и полевого довольствия (например, справка бухгалтера);

— факт получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

Кроме того, необходимо, чтобы размер и порядок выплаты суточных и полевого довольствия были закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ст. ст. 168, 168.1 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

Представлять документы, подтверждающие расходование суточных (чеки, квитанции и т.п.), не нужно (Письма Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770, ФНС России от 11.12.2009 N 3-2-10/30). Полагаем, что данная точка зрения справедлива и в отношении расходов на выплату полевого довольствия.

Далее мы рассмотрим порядок учета в составе расходов суточных и полевого довольствия более подробно.

 

24.2.3.4.1. СУТОЧНЫЕ

 

В соответствии со ст. 168 ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы, которые связаны с проживанием командированного сотрудника вне места его постоянного жительства.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (включая время вынужденной остановки), за период нетрудоспособности, наступившей в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о командировках).

Также в случае командирования работника за рубеж при расчете размера суточных необходимо учитывать правила п. п. 17, 18 Положения о командировках.

  1. За время нахождения работника в пути суточные выплачиваются:

— при проезде по территории РФ — в размерах, предусмотренных в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации для командировок в пределах РФ;

— при проезде по территории иностранного государства — в размерах, которые закреплены организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте для командировок за рубеж.

  1. При поездках за границу суточные за день пересечения государственной границы РФ выплачиваются в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом. А при следовании в Россию за день пересечения границы суточные выплачиваются как за дни нахождения на территории РФ.
  2. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника.

При этом день выбытия из одной страны в другую (день пересечения государственной границы) следует определять по отметке в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 Положения о командировках). Ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы работнику надо приложить к авансовому отчету (см. дополнительно Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

А как быть, когда работник направлен в командировку в страны СНГ, при пересечении границы с которыми в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о въезде (выезде)? В этой ситуации даты пересечения границы РФ определяются по проездным документам (билетам) (п. 19 Положения о командировках).

 

О порядке расчета срока командировки см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

 

За каждый день нахождения работника в командировке организация может включить в состав расходов, принимаемых в уменьшение прибыли, суточные в размере, установленном в порядке, предусмотренном ст. 168 ТК РФ (абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

 

СИТУАЦИЯ: Можно ли учесть в расходах «суточные» при однодневных командировках работников?

 

Следует помнить, что если работник направлен в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства (т.е. и при направлении работника в однодневную командировку), то суточные ему не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о командировках). Это правило предусмотрено для командировок в пределах территории Российской Федерации.

Вместе с тем отметим, что, по мнению Минфина России, у организации все же есть возможность учесть дополнительные затраты сотрудника, понесенные в однодневной командировке. Они учитываются в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письма Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30805, от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953, от 21.05.2013 N 03-03-06/1/18005). При этом необходимо помнить, что данные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Кроме того, есть судебные решения в пользу налогоплательщиков, в которых судьи признают правомерным учет в расходах сумм суточных, выплаченных при однодневных командировках (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2012 N А56-48850/2011, от 29.06.2012 N А05-8580/2011).

 

Правоприменительную практику по вопросу о том, учитываются ли в расходах выплаты (суточные) работникам при направлении их в однодневные командировки, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

 

При направлении сотрудника в однодневную командировку на территорию иностранного государства суточные в иностранной валюте должны быть выплачены, но в ограниченном размере. Выплата производится в размере 50% от нормы, предусмотренной коллективным договором или локальным актом организации для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Возникает вопрос: вправе ли организация учесть сумму выплаченных при однодневной командировке за рубеж суточных, которая превышает установленную законодательством норму?

Полагаем, что у налогоплательщиков есть возможность учесть данные суммы, однако не в качестве суточных, а как возмещение иных расходов работника, связанных с выполнением его трудовых обязанностей в соответствии с п. 24 Положения о командировках. При этом порядок и размеры возмещения необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Косвенно данный вывод подтверждается приведенными выше разъяснениями Минфина России по вопросу учета в расходах затрат работника, понесенных в однодневной командировке на территории РФ.

 

СИТУАЦИЯ: Можно ли учесть в расходах суточные, выплаченные командированному работнику за дни простоя, возникшего в командировке по его вине?

 

На практике встречаются ситуации, когда во время командировки работник по своей вине не выполнил трудовые обязанности. То есть случился простой по вине сотрудника. Платить ли суточные за дни такого простоя? И если платить, то можно ли учесть их в прочих расходах?

В ст. 72.2 ТК РФ простой определен как временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. При этом время простоя по вине работника не оплачивается (ст. 157 ТК РФ). Однако, как справедливо указывается в Письме Роструда от 30.04.2008 N 1024-6, суточные не являются вознаграждением за труд (заработной платой), а носят компенсационный характер. Выплата суточных не зависит от фактического выполнения работником трудовой функции. Следовательно, суточные надо выплатить за все дни нахождения работника в командировке, включая дни простоя по его вине.

При решении вопроса о возможности учета в расходах по налогу на прибыль суточных за эти дни на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, на наш взгляд, необходимо определить, являются соответствующие затраты налогоплательщика экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Полагаем, что наличие у работодателя установленной трудовым законодательством обязанности произвести выплату суточных за дни простоя в командировке по вине работника само по себе доказывает экономическую обоснованность данных затрат. Соответственно, эти расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль, если они документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

 

24.2.3.4.2. ПОЛЕВОЕ ДОВОЛЬСТВИЕ

 

Помимо суточных к дополнительным расходам работника, связанным с проживанием вне места постоянного жительства, относится полевое довольствие (абз. 4 ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ).

Полевое довольствие своим сотрудникам вправе выплачивать любая организация независимо от вида деятельности. Единственным условием для указанных выплат сотрудникам является работа в полевых условиях либо работа, носящая экспедиционный характер. Порядок выплаты и размеры полевого довольствия, а также перечень работ, должностей и профессий работников, которым предоставлено право на эти выплаты, самостоятельно устанавливаются организацией в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

 

24.2.3.4.3. ПОРЯДОК НОРМИРОВАНИЯ РАСХОДОВ НА ВЫПЛАТУ СУТОЧНЫХ И ПОЛЕВОГО ДОВОЛЬСТВИЯ ДО 1 ЯНВАРЯ 2009 Г.

 

До 1 января 2009 г. расходы на выплату суточных можно было учитывать только в пределах норм, установленных Правительством РФ в Постановлении от 08.02.2002 N 93 (абз. 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При командировках по территории Российской Федерации суточные учитывались в размере 100 руб. в день (пп. «а» п. 1 Постановления Правительства РФ N 93).

Размер нормы расходов организации на выплату суточных в отношении зарубежных командировок зависел от двух критериев:

— страны пребывания;

— срока пребывания работника в командировке (до 60 дней включительно или свыше 60 дней).

Конкретные значения таких норм были приведены в Приложении к Постановлению Правительства РФ N 93.

Если срок командировки составлял более 60 суток, норма суточных рассчитывалась так: за первые 60 дней суточные учитывались в повышенном размере, а начиная с 61-го дня — в уменьшенном размере (Письмо Минфина России от 02.11.2007 N 03-03-06/1/764).

 

Примечание

В коллективном договоре или локальном нормативном акте организация могла установить размер суточных, отличный от этих норм (абз. 6 ст. 168 ТК РФ). Однако в целях налогообложения прибыли расходы на оплату суточных, выплаченных сверх установленных Правительством РФ норм, не учитывались согласно действовавшей тогда редакции ст. 270 НК РФ.

По этой причине в бухгалтерском учете организации возникали постоянная разница и постоянное налоговое обязательство — сумма налога, которая приводила к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

 

Расходы на выплату полевого довольствия учитывались в пределах норм, установленных пп. «в» п. 1 Постановления Правительства РФ N 93, и в зависимости от территории, на которой производились полевые работы, и объекта, на котором они производились, эти нормы составляли:

 

Территория Норма расходов на выплату ежедневного полевого довольствия для целей налогообложения прибыли, руб.
за работу на объектах полевых работ за работу на базах геолого-разведочных организаций
Районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, Хабаровский и Приморский края, Амурская область 200 75
Другие районы 150 50

 

В отношении документального подтверждения таких расходов разъяснения контролирующих органов заключались в следующем. Согласно Письму Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271, чтобы включить в состав расходов затраты в виде суточных, организации достаточно было иметь документы, подтверждающие производственный характер командировки, а также справку бухгалтера, в которой рассчитан размер суточных. Подтверждать расходование суточных командированным сотрудником чеками и другими подобными первичными документами не было необходимости. Этот вывод подтверждается и Письмом УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505.

По нашему мнению, данный подход в полной мере был применим и к порядку признания расходов в виде полевого довольствия.

Дополнительно отметим, что был специально регламентирован порядок выплаты полевого довольствия работникам геолого-разведочных, топографо-геодезических и обслуживающих их предприятий, организаций и учреждений в целях компенсации повышенных расходов при выполнении работ в полевых условиях <1> (Положение о выплате полевого довольствия работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах (утв. Постановлением Минтруда России от 15.07.1994 N 56), Приказ Минздравсоцразвития России от 20.05.2009 N 252н).

———————————

<1> Полевые условия — это особые условия производства геолого-разведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа (п. 2 Положения).

 

Кроме того, действие Положения распространялось на работников старательских артелей, акционерных обществ, малых предприятий и других коммерческих организаций, занятых на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до семи лет и эксплуатируемых в полевых условиях (Постановление Минтруда России от 30.03.1995 N 18).

 

24.2.4. ДАТА ПРИЗНАНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

 

Если ваша организация применяет метод начисления, то расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При этом датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, см. также Письмо Минфина России от 18.07.2013 N 03-03-06/1/28117).

Если ваша организация применяет кассовый метод, то затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Каких-либо особенностей для признания командировочных расходов при применении кассового метода Налоговый кодекс РФ не устанавливает.

На наш взгляд, при применении кассового метода командировочные расходы следует признавать в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. Причем сумма признанных расходов не должна превышать сумму выданного работнику аванса.

Если в авансовом отчете зафиксирован перерасход, то сумму превышения фактически понесенных командировочных расходов над суммой выданного аванса можно включать в состав расходов только после погашения соответствующей задолженности перед работником.

 

Примечание

Подробнее о методах учета доходов и расходов при исчислении налога на прибыль читайте в гл. 4 «Методы учета доходов и расходов».

 

Как видим, независимо от применяемого организацией метода определения доходов и расходов для признания командировочных расходов в целях налогообложения необходим авансовый отчет.

На основании п. 26 Положения о командировках, п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах работник должен представить не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки.

 

Примечание

С 8 января 2015 г. Положение о командировках не содержит требований оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении, как это было предусмотрено ранее. Подробнее об этом читайте в разделе «Документальное подтверждение командировочных расходов в связи с отменой командировочных удостоверений с 2015 г.» и разделе «Документальное подтверждение командировочных расходов до 8 января 2015 г.».

 

Форма этого первичного учетного документа разрабатывается организацией самостоятельно с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако для удобства можно использовать унифицированную форму N АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

 

ПРИМЕР

расчета командировочных расходов

 

Ситуация

 

По приказу генерального директора АО «Бета», расположенного в г. Санкт-Петербурге, руководитель отдела сбыта Васильев направлен в служебную командировку. Цель командировки — заключение контрактов в Москве и Париже на поставку продукции, производимой АО «Бета», ведение деловых переговоров. Маршрут командировки: Санкт-Петербург — Москва — Париж — Москва — Санкт-Петербург.

Коллективным договором АО «Бета» установлен следующий размер суточных: на территории РФ — 700 руб.; на территории Франции — 52 евро.

Из кассы организации 31 января Васильеву выдано под отчет 30 000 руб. (в счет оплаты расходов на проезд, по найму жилого помещения и оплаты суточных на территории РФ) и 700 евро (в счет оплаты расходов по найму жилого помещения и суточных на территории Франции).

Согласно проездным билетам:

— дата выбытия из Санкт-Петербурга — 1 февраля;

— дата прибытия в Москву — 1 февраля;

— дата выбытия из Москвы — 4 февраля;

— дата прибытия в Санкт-Петербург — 10 февраля.

Согласно отметкам в загранпаспорте:

— государственная граница РФ при въезде во Францию пересечена 4 февраля;

— государственная граница Франции при въезде в Россию пересечена 9 февраля.

Авансовый отчет представлен Васильевым и утвержден генеральным директором 12 февраля.

В соответствии с авансовым отчетом Васильевым понесены следующие расходы (для удобства все суммы указаны без учета НДС).

 

Статья расхода Сумма Оправдательный документ
Проезд по маршруту Санкт-Петербург — Москва — Санкт-Петербург 7000 руб. Авиабилет
Проезд по маршруту Москва — Париж — Москва 10 800 руб. Авиабилет
Проживание в гостинице «Международная», Москва (3 суток) 9750 руб. Счет по форме N 3-Г
Проживание в отеле «Astoria Opera», Париж (5 суток) 400 евро

(80 евро x 5 дн.)

Инвойс
Суточные на территории РФ (5 суток) 3500 руб.

(700 руб. x 5 дн.)

Коллективный договор
Суточные на территории Франции (5 суток) 260 евро

(52 евро x 5 дн.)

Коллективный договор

 

Курс евро, установленный Банком России, составляет (условно):

— на дату выдачи денежных средств из кассы организации — 40,4 руб/евро;

— на дату утверждения авансового отчета — 40,5 руб/евро.

Доходы и расходы для целей налогообложения прибыли организация определяет методом начисления.

Необходимо определить сумму командировочных расходов, которую АО «Бета» может принять в уменьшение прибыли.

 

Решение

 

  1. Определим сумму командировочных расходов, которую организация может принять в уменьшение прибыли в размере фактических затрат.

 

Статья расходов Сумма
Расходы на проезд 17 800 руб.

(7000 руб. + 10 800 руб.)

Расходы по найму жилого помещения 25 910 руб.

(9750 руб. + 400 евро x 40,4 руб/евро <*>)

Итого 43 710 руб.

 

———————————

<*> Поскольку организация осуществила выплату аванса для снабжения работника денежными средствами на проезд и проживание, расходы, выраженные в евро, пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи денег из кассы (абз. 2 п. 10 ст. 272 НК РФ).

 

  1. Рассчитаем сумму суточных, которую организация учтет при исчислении налога на прибыль.

 

Период командировки Количество дней Место пребывания Размер суточных за период
С 1 по 3 февраля 3 Россия 2100 руб.

(700 руб. x 3 дн.)

С 4 по 8 февраля 5 Франция 10 504 руб.

(52 евро x 5 дн. x 40,4 руб/евро <*>)

С 9 по 10 февраля 2 Россия 1400 руб.

(700 руб. x 2 дн.)

Итого 14 004 руб.

 

———————————

<*> Поскольку организация авансом снабдила командированного сотрудника денежными средствами в оплату его дополнительных расходов (суточные), в рубли они пересчитываются по курсу на дату выдачи денег из кассы (абз. 2 п. 10 ст. 272 НК РФ).

 

Таким образом, общая сумма командировочных расходов, которую АО «Бета» признает в целях налогообложения прибыли, составит 57 714 руб. (43 710 руб. + 14 004 руб.).

Содержание

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code