ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ERP-СИСТЕМ В УПРАВЛЕНЧЕСКОМ УЧЕТЕ

Статья посвящена проблемам применения в учетной сфере автоматизированных систем поддержки управленческой деятельности, в которые заложены стандартизированные бизнес-процессы, различные алгоритмы анализа получаемой информации и принятия управленческих решений в целях повышения эффективности управления организацией. На основе проведенного исследования сделан аргументированный вывод о необходимости объединения теории управленческого учета, методологии формализации и оптимизации бизнес-процессов, техники разработки и внедрения корпоративных информационных систем с учетом специфики деятельности компании.

 

Система планирования ресурсов предприятия (ERP-система — Enterprise Resource Planning System) — это интегрированная система, созданная на базе информационных технологий и предназначенная для управления внутренними и внешними ресурсами организации. Целью системы являются содействие потокам информации между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) внутри организации и информационная поддержка связей с другими организациями. Построенная, как правило, на централизованной базе данных, система планирования ресурсов предприятия создает формализованное единое информационное пространство хозяйствующего субъекта.

В условиях рыночной экономики конкурентоспособность и успешность компаний напрямую зависят от их способности к быстрой адаптации и мгновенному реагированию на изменение рыночной среды. Современные условия ведения бизнеса и новые задачи требуют частого пересмотра бизнес-процессов, а увеличивающиеся объемы информации — новых, более совершенных средств контроля, анализа и оценки, а также управления ими. Система управления позволяет менеджменту повысить такие показатели, как конкурентоспособность и инвестиционная привлекательность организации, что достигается за счет оптимизации и стандартизации бизнес-процессов, обеспечения прозрачности финансово-хозяйственной деятельности и использования информационных технологий. Применение инструментов системы планирования ресурсов предприятия дает возможность управлять компанией на основе оперативной, достоверной и актуальной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Комплексная автоматизация управления предприятием — это переход к управленческой концепции, включающей в себя одновременно инструменты и стандарты управления. Такой путь к повышению эффективности управленческих решений предполагает системный подход к оптимизации бизнес-процессов в организации.

Система планирования ресурсов предприятия обеспечивает полную функциональность, необходимую для управления всей деятельностью компании, объединяя в единую цепочку процессы производства и реализации продукта, управления денежными потоками, планирования, взаимодействия с партнерами и поставщиками. Данная система создает единое информационное пространство на основе объединения всех участников бизнес-процессов, что обеспечивает максимально эффективную работу сотрудников на каждом этапе их деятельности.

Предшественником современных ERP-систем была система MRP (Material Requirements Planning — Планирование потребностей в материалах). Система планирования потребности в материалах появилась в конце 60-х годов XX в. и включала в себя только планирование потребностей в материалах по замкнутому циклу (Closed Loop Material Requirement Planning). MRP-системы предоставляли возможность создавать производственные программы и контролировать их исполнение на уровне производства. Для расширения функционала системы разработчики создали новый стандарт — MRP II, в котором появилась возможность обрабатывать намного больший объем данных на основе одного программного обеспечения и координировать деятельность различных подразделений организации — склады, снабжение, продажи, производство, учет, финансы, а также стало возможным моделирование бизнес-процесса [2].

В 90-х гг. XX в. начинается развитие корпоративных информационных систем нового поколения — планирования ресурсов предприятия (ERP). Переняв логику и основную функциональную базу MRP II, ERP-системы внесли много нового в автоматизацию бизнес-процессов организации. Они создавались для построения единой информационной системы, одинаково применимой в различных подразделениях организации: бухгалтерии, производственных подразделениях, службе сбыта, отделе маркетинга и т.д. В настоящее время обычно каждое из подразделений предприятия имеет свою собственную систему. ERP — система объединяет их работу в единую интегрированную систему с общей базой данных [4].

Процесс глобализации бизнеса отдельных компаний прочно вписался в современную мировую экономику. Это вызвано естественными экономическими причинами, в первую очередь задачей увеличения прибыли, как следствие этого — увеличения объемов реализации товаров и услуг. Увеличить объем реализации в современных условиях позволяет расширение рынка сбыта, имеется в виду внедрение на рынки отдельных стран и регионов, и снижение себестоимости товаров за счет снижения прямых и косвенных затрат производства. Как расширение рынка сбыта, так и снижение себестоимости товара в первую очередь, предусматривают создание отдельных экс-территориальных структурных единиц компании, перенос или развитие производств в страны и регионы с наиболее выгодными социальными и экономическими условиями. Координация процессов управления корпорациями и международными компаниями невозможна без использования автоматизированных программных комплексов, в которые заложены стандартизированные бизнес-процессы и различные алгоритмы анализа получаемой информации и принятия управленческих решений. Эти комплексы также позволяют приводить к единому внутрикорпоративному стандарту итоговую отчетность, которая формируется из информации, получаемой из различных, часто иностранных подразделений. Подобная информация, например данные бухгалтерского учета какого-либо обособленного подразделения, основанные на национальной системе бухгалтерского учета, должна быть преобразована в отчетность, с которой способны работать другие обособленные подразделения корпорации. Например, компания Logo Business Solutions — разработчик ERP-систем, которая в 2008 г. выполняла контракт для международного стекольного холдинга по внедрению ERP-системы в систему управления подразделениями этой компании, в том числе и на российском рынке. Холдинг приобрел несколько стекольных заводов в различных регионах РФ и внедрял на них единую программную управленческую платформу. Основной проблемой для компании Logo Business Solutions (LOGO) на российском рынке стало создание программного модуля по ведению бухгалтерского учета в организациях холдинга на платформе LOGO. Специалистам LOGO пришлось с нуля создавать в рамках своей ERP-системы аналог «1С-Бухгалтерия», при этом остальные модули системы, такие как «Управление предприятием», «Логистика» и т.д., не требовали значительных изменений по сравнению с версиями, разработанными для стран Западной Европы.

На современном уровне развития информационных технологий для сопровождения любого бизнеса решения типа ERP не могут основываться на базе одной программы. Ведущие производители программных продуктов предлагают сложные, глубоко дифференцированные системы, состоящие из взаимосвязанных программных блоков на основе единой платформы.

Программные продукты класса ERP (систем планирования ресурсов предприятия) содержат следующие направления и функции [1].

Направления:

— «Управление финансами» — организация учета показателей финансово-хозяйственной деятельности;

— «Управление персоналом» — анализ трудовых ресурсов, управление процессами работы с трудовыми ресурсами, расстановка кадров;

— «Управление оперативной деятельностью» — закупки и логистика, разработка и изготовление продукта, реализация и обслуживание;

— «Управление сервисными службами организации» — управление недвижимостью, управление активами организации, охрана окружающей среды, охрана труда и техника безопасности, контроль качества.

Функции:

— взаиморасчетов — составления и контроля выполнения графиков возникновения и оплаты дебиторской и кредиторской задолженностей, определение приоритета осуществления платежей;

— привлечения и размещения денежных средств;

— контроля финансово-хозяйственной деятельности;

— организации документального оформления операций финансово-хозяйственной деятельности;

— составления и контроля бюджета организации по видам деятельности, продуктам и услугам и их группам, центрам финансовой ответственности, статьям доходов и расходов.

Направление «Управление финансами» обеспечивает ведение целостного, прозрачного и согласованного бухгалтерского и управленческого учета для всех типов организаций. Функции учета и отчетности позволяют получать отчетность в соответствии с требованиями Российского законодательства, а также отчетность, отвечающую правилам и требованиям международных стандартов финансовой отчетности IFRS (Международные стандарты финансовой отчетности).

В 2010 г. был принят Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 208-ФЗ «О консолидированной финансовой отчетности», который устанавливает общие требования к составлению, представлению и публикации консолидированной финансовой отчетности юридическими лицами и распространяется на кредитные, страховые и иные организации, ценные бумаги которых допущены к организованным торгам путем их включения в котировальный список. Данный Закон стал первым практическим шагом к переходу российских компаний на международные стандарты финансовой отчетности. Основной задачей стандартов является определение единого порядка подготовки и представления финансовой отчетности, в том числе выработка критериев признания отдельных статей и операций, их классификация и порядок отражения в отчетности; методы оценки, объем информации, подлежащей раскрытию в отчетности и описанию в примечаниях.

Исходя из системы учета и отчетности, действующей в России, невозможно в полной мере проанализировать реальное положение компании. Как следствие, возникают повышенные кредитные риски, что в свою очередь, ведет к высокой стоимости привлекаемых средств, и осуществить снижение цены привлекаемого капитала достаточно трудно.

К числу преимуществ использования международных стандартов финансовой отчетности относятся:

— обобщение современной мировой практики в области бухгалтерского учета и правил формирования отчетности, что также окажет существенное влияние на организацию управленческого учета;

— отсутствие превалирования особенностей ведения бухгалтерского учета в отдельной стране;

— использование многими странами в качестве основы для реформирования национальных стандартов;

— обеспечение прозрачности и полноты раскрытия информации о финансово-хозяйственной деятельности компании, которая поможет менеджменту управлять компанией, а потенциальным инвесторам — оценить реальное финансовое состояние;

— постоянное совершенствование стандартов исходя из текущих потребностей, а также опыта и знаний, накопленных в мире;

— наличие результатов публичного обсуждения и экспериментального применения стандартов.

Большинство стран мира применяют международные стандарты финансовой отчетности. Многие финансовые институты, такие как Европейский банк реконструкции и развития, Международный Валютный Фонд, Всемирный Банк, осуществляют кредитование только при представлении отчетности, составленной в соответствии с международными стандартами. По информации IAS Plus, финансовую отчетность в полном соответствии с МСФО представляют более тысячи компаний. Среди них такие компании, как Microsoft, Nokia, Air France, Deutsche Bank, Volkswagen, Adidas и др. Многие российские компании ведут учет в соответствии с МСФО. Среди них ОАО «Газпром», РАО «ЕЭС России», ОАО «ГМК «Норильский никель», ОАО «Российские железные дороги», ОАО «Аэрофлот» и др.

Международные стандарты направлены на повышение качества представляемой в отчетности информации, унификацию правил для ее построения, совершенствование процедур, применяемых при подготовке финансовых отчетов для обеспечения всех заинтересованных пользователей нейтральной и объективной информацией о работе компании. Кроме того, наличие достоверных сведений о состоянии организации позволит ее руководству принимать правильные и своевременные управленческие решения.

Направление «Управление финансами» позволяет использовать финансовые данные не только для получения финансовой отчетности, но и как основу для формирования налоговой, управленческой, консолидированной отчетности.

Функциональные возможности данного направления позволяют использовать финансовые данные для формирования управленческой отчетности в целях планирования, контроля, анализа финансово-хозяйственных показателей и управления деятельностью предприятия. С помощью функций управленческого учета, которые входят в направление «Управление финансами», обеспечивается выполнение следующих операций:

— учет по местам возникновения доходов;

— учет по местам возникновения затрат;

— учет по проектам;

— управление инвестициями;

— управление себестоимостью;

— управление финансовыми результатами;

— расчет и планирование показателей деятельности (расчет плановых показателей необходим для организации бюджетирования).

Бюджетирование представляет собой основополагающую функцию управления деятельностью организации, в основе которой лежит анализ прошлой финансовой и нефинансовой информации [3].

Процесс бюджетирования — это двусторонний поток информации:

— сверху вниз — определение целей и задач каждого отдельного подразделения компании;

— снизу вверх — интеграция функциональных бюджетов и бюджетов центров ответственности в сводный бюджет.

Общий, или главный, бюджет представляет собой скоординированный по всем подразделениям или функциям план работы для организации в целом. Он состоит из двух частей: оперативного бюджета и финансового бюджета.

Оперативный бюджет отражает планируемые операции на предстоящий год для сегментов организации или отдельных функций предприятия. Разработка оперативного бюджета начинается с определения бюджета продаж. Затем прогнозные объемы продаж и производства преобразуются в количественные оценки доходов и расходов каждого сегмента организации.

Оперативный бюджет включает в себя:

— бюджет продаж;

— бюджет товарно-материальных запасов;

— бюджет использования трудовых ресурсов;

— производственный бюджет (по основным элементам затрат) — бюджет прямых и общепроизводственных расходов;

— бюджет коммерческих расходов;

— бюджет общих и административных расходов.

Результатом формирования оперативного бюджета является плановый отчет о прибылях и убытках. Его составление начинается с определения бюджета продаж.

Бюджет продаж формируется на основе прогноза продаж, который составляется с учетом лимитирующих факторов — так называемых ключевых факторов, или ограничений, определяющих границы бизнеса.

Лимитирующие факторы разделяют на две группы.

Внешние факторы, не контролируемые организацией. К ним относятся:

— объем рыночного спроса (емкость рынка);

— сырье и материалы;

— редкие и специальные виды оборудования;

— квалифицированный персонал;

— ожидаемый уровень инфляции;

— экономическая и политическая ситуация в регионе, стране и даже в мире.

Внутренние факторы, в значительной степени контролируемые организацией:

— производственные мощности организации;

— производительность труда работников организации;

— обеспеченность организации достаточным количеством денежных средств.

Лимитирующие факторы определяются с помощью анализа сильных и слабых сторон компании, ее возможностей и угроз (strong, weak, opportunity, threat — SWOT-анализ).

Финансовый бюджет представляет собой план, в котором отражены источники финансирования организации и основные направления использования средств в будущем периоде, т.е. направления инвестиций.

Финансовый бюджет включает в себя:

— бюджет денежных средств;

— бюджет капитальных затрат;

— бюджетный баланс, подготовленный на основе бюджета капитальных затрат, бюджета денежных средств и планового отчета о прибылях и убытках.

Таким образом, общий бюджет состоит из оперативного и финансового бюджетов, связанных между собой плановым (бюджетным) отчетом о прибылях и убытках.

ERP-решения организуют системный подход к сбору информации, что является необходимым условием для постановки бюджетирования: централизация методических установок, справочников и перечня аналитик и децентрализация сбора экспертной информации и ответственности за нее.

Для целей бюджетирования, как правило, используется скользящее планирование — пятилетний прогноз с ежегодной детальной корректировкой годового плана и точечной корректировкой внешних параметров прогнозирования для долгосрочного периода.

В течение года применяются следующие инструменты планирования:

— ежемесячное планирование бюджета денежных средств, который увязывается с годовым планированием через систему поправочных коэффициентов — ставок налогов, сроков платежей;

— ежеквартальная актуализация показателей финансово-хозяйственной деятельности с разработкой плана корректирующих мер.

Для составления подробных смет платежей центры финансовой ответственности (ЦФО) используют ERP-систему, в которой фиксируются все заявки от операционных подразделений в адрес функциональных (сервисных) подразделений о снабжении материалами, услугами, основными средствами.

Организация должна постоянно совершенствовать инструменты управления, но при этом необходимо оценивать соразмерность применяемых инструментов к объемам бизнеса. Целесообразность использования ERP-систем (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) состоит в понимании сложности бизнеса, его взаимосвязей, их отражения в системах учета и получения реальной картины результативности деятельности. Если представить цепочку создания ценностей (стоимости) в любой компании, то для каждого из звеньев есть соответствующий класс решений, совокупность которых формирует информационную систему компании.

ERP-система предназначена для реализации стратегии интеграции производства и операций по управлению ресурсами и ориентирована на их постоянные балансировку и оптимизацию. Основной задачей ERP-системы является обеспечение роста конкурентоспособности организации путем повышения эффективности бизнес-процессов и минимизации затрат.

Выбор ERP-решения — это комплексная задача, требующая проведения серьезного анализа компании и четкого формулирования требований к корпоративной информационной системе. ERP-системы классифицируют по многим признакам, например по функциональным возможностям и стоимости проекта внедрения, также различают программно-аппаратные платформы, на которых реализована ERP-система.

Использование информационных технологий в практической деятельности компании позволяет повысить эффективность управления бизнес-процессов и добиться их более точного соответствия поставленным целям. Повышение производительности работы предприятия и более глубокое понимание сути бизнес-процессов, которое предоставляет данная ERP-система, позволяют менеджменту компании быстро и без особых затрат адаптироваться к меняющимся требованиям бизнеса, рынка и отрасли.

Список литературы

  1. Гринин А.Ю. Управление заводом в стиле кайдзен: Как снизить затраты и повысить прибыль. М.: Альпина Паблишер, 2012. 189 с.
  2. Лайкер Дж. Дао Toyota: 14 принципов менеджмента ведущей компании мира / Пер. с англ. М.: Альпина Паблишер, 2013. 400 с.
  3. Машинистова Г.Е. Как навести порядок в управленческом учете затрат. Финансовый директор. N 3. 2010. С. 32 — 39.
  4. Утенин В. Бизнес замедленного действия, или Практические решения для повышения эффективности организации. М.: Альпина Паблишер, 2010. 250 с.

Ю.К.Харакоз
«Аудитор», 2015, N 3

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code