Решение общего собрания ООО или АО: новые требования

Решение общего собрания хозяйственного общества — важный документ для бухгалтера. На основании решений расходуется чистая прибыль, в частности выплачиваются дивиденды участникам, меняется размер уставного капитала и т.д. <1>.

Поэтому и бухгалтеру важно знать о требованиях к оформлению решений общего собрания. В ГК РФ по этому вопросу были внесены изменения, которые вступили в силу в сентябре прошлого года. Рассмотрим, в чем же они состоят.

———————————

<1> Подпункты 6, 7, 10.1, 11 п. 1 ст. 48 Закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ (далее — Закон об АО); пп. 2, 7 п. 2 ст. 33 Закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ (далее — Закон об ООО).

 

В чем причина появления новых требований

 

Решения общих собраний нередко оспариваются в суде самими участниками АО (ООО). Конфликтующие стороны обвиняют друг друга в подделке подписей, принятии решений при отсутствии кворума, нарушении порядка голосования и т.д. Подобные споры мешают нормальной работе компаний, перегружают суды. Поэтому, как представляется, законодатель решил убрать почву для претензий и сделать итоговый документ — протокол общего собрания — более защищенным.

 

Внимание! Подтверждать решения общего собрания и состав участников (акционеров) не нужно в обществах с единственным участником (акционером) <2>.

 

Само по себе оформление вроде бы не претерпело никаких изменений. Протокол общего собрания, как и ранее, оформляется в простой письменной форме, подписывают его председатель и секретарь собрания <3>. Однако теперь в отношении любых решений общего собрания нужно подтверждать <4>:

— сам факт того, что решение принято;

— состав участников собрания, принявшего решение.

В чем же должно выражаться такое подтверждение? Это зависит от организационно-правовой формы компании.

———————————

<2> Письмо Банка России от 18.08.2014 N 06-52/6680 (п. 5).

<3> Пункт 3 ст. 181.2 ГК РФ.

<4> Пункт 3 ст. 67.1 ГК РФ.

 

Как подтвердить решение собрания публичного АО

 

В публичных АО все просто — у них есть регистратор <5>. То есть независимая лицензированная организация, ведущая реестр акционеров и выполняющая функции счетной комиссии (органа, который создается для подсчета голосов и обеспечения иных «технических» вопросов собрания) <6>.

 

Примечание

С 1 сентября 2014 г. публичными считаются АО, чьи акции публично размещаются или обращаются на рынке либо о публичности которых сказано в названии и уставе АО <7>. При этом АО, созданное до 01.09.2014, акции которого публично размещаются или обращаются, считается публичным независимо от того, внесены изменения в его устав и наименование или нет <8>. Количество акционеров для целей деления АО на публичные/непубличные не имеет значения.

 

Действия регистратора в качестве счетной комиссии (проверка полномочий участников, регистрация участников, определение кворума, подсчет голосов, составление протокола и т.д.) и являются подтверждением решений общего собрания АО и состава его участников <9>. Иначе говоря, АО, которые отвечают признакам публичных, могут просто оформлять решения в прежнем порядке.

Нужно ли отражать в протоколе собрания, что требование о подтверждении соблюдено? Закон этого не требует, но такая отметка не помешает. Она снимет вопросы относительно соблюдения новых требований как у акционеров АО, которые могут захотеть ознакомиться с протоколом, так и у третьих лиц. Аналогичное мнение высказал специалист по гражданскому праву.

 

Из авторитетных источников

Денисов Сергей Анатольевич, заместитель председателя Совета Исследовательского центра частного права им. С.С. Алексеева при Президенте РФ

«На наш взгляд, законодательством не установлена обязанность лица, ведущего реестр акционеров, составлять дополнительные документы о способе подтверждения принятых собранием решений и состава акционеров, присутствовавших при их принятии.

Поэтому в настоящее время можно говорить только о целесообразности отражения в протоколе общего собрания акционеров соответствующих сведений».

 

Представляется, что в протокол общего собрания (где-нибудь перед подписями) нужно включить такую фразу:

 

н1

 

———————————

<5> Подпункт 1 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ.

<6> Пункт 4 ст. 97 ГК РФ; п. 4 ст. 56 Закона об АО.

<7> Пункт 1 ст. 66.3 ГК РФ.

<8> Пункт 11 ст. 3 Закона от 05.05.2014 N 99-ФЗ.

<9> Письмо Банка России от 18.08.2014 N 06-52/6680 (п. 4).

 

Как подтвердить решение собрания непубличного АО

 

Решение общего собрания акционеров непубличных АО может подтвердить <10>:

(или) регистратор;

(или) нотариус.

Напомним, что все АО, включая те, у кого число акционеров меньше 50, должны были до 1 октября 2014 г. передать ведение реестра профессиональному регистратору <11>. То есть и ЗАО тоже. Тем, кто это сделал, беспокоиться не о чем. Решения будут считаться подтвержденными регистратором, как в варианте выше <12>.

А вот непубличные АО, которые и после 1 октября 2014 г. продолжают вести реестр самостоятельно, прямо скажем, «попали»:

— они обязаны приглашать нотариуса на каждое общее собрание, что однозначно влетит им в копеечку. Кроме того, это обязывает акционеров всегда собираться очно, ведь решение, принятое путем заочного голосования, нотариус удостоверить не сможет;

— Банк России может оштрафовать их за незаконное ведение реестра акционеров: организацию — на 0,7 — 1 млн руб., директора — на 30 — 50 тыс. руб. <13>.

Так что лучше не откладывать передачу реестра в долгий ящик.

 

Примечание

Сведения о регистраторе, ведущем реестр акционеров, АО должно передать в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента передачи реестра <14>. Да и регистратор ежеквартально отчитывается перед Банком России об обслуживаемых им реестрах <15>. Поэтому скрыть вашу просрочку, к сожалению, не удастся. Неминуем ли штраф? Тут все зависит от Банка России. Будем надеяться по крайней мере, что накажут только директора — у него штраф относительно небольшой.

 

———————————

<10> Подпункт 2 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ.

<11> Пункт 2 ст. 149 ГК РФ; ст. 3 Закона от 02.07.2013 N 142-ФЗ.

<12> Письмо Банка России от 18.08.2014 N 06-52/6680 (п. 4).

<13> Часть 2 ст. 15.22, ч. 1 ст. 23.74, ч. 2 ст. 23.1 КоАП РФ; Письмо Банка России от 31.07.2014 N 015-55/6227.

<14> Подпункт «д» п. 1, п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ.

<15> Раздел 8 формы N 1100, утв. Приложением N 2 к Постановлению ФКЦБ N 33, Минфина России N 109н от 11.12.2001.

 

Как подтвердить решение собрания ООО

 

Общество с ограниченной ответственностью должно приглашать нотариуса на собрания, если в ООО не принят свой способ подтверждения. Причем способ этот может быть любым, главное, чтобы он устраивал всех участников ООО. Ведь смысл подтверждения — защита их интересов. К примеру, способы могут быть такими:

(или) подписание протокола всеми участниками ООО (определенной частью участников);

(или) применение технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения и состав участников (например, видеозапись);

(или) проведение собрания в режиме видеоконференции.

Понятно, что обходиться без нотариуса и проще, и дешевле. Однако для этого нужно сначала зафиксировать выбранный способ самостоятельного подтверждения в уставе ООО или в решении общего собрания, принятом всеми участниками ООО единогласно.

Если ваша организация внесла изменения в устав либо приняла такое решение до 1 сентября 2014 г., то обращаться к нотариусу вам не нужно.

Если же вы не сделали этого до 1 сентября 2014 г., то придется пригласить нотариуса хотя бы один раз для проведения собрания, на котором все участники ООО <16>:

(или) единогласно одобрят избранный способ подтверждения;

(или) внесут изменения в устав ООО относительно избранного порядка подтверждения <17>. В этом случае не забудьте зарегистрировать изменения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней после утверждения изменений общим собранием <18>.

Предположим, в вашем ООО решили, что будут подтверждать решения путем подписания протокола всеми участниками. Текст решения общего собрания или нового положения устава может быть, например, таким.

 

н2

 

 

 

 

В таком случае в будущем на каждое собрание придется собираться всем участникам ООО и все они должны будут ставить свои подписи в протоколе (а не только председатель и секретарь). Если участников двое-трое, то это не проблема, но если больше, то, наверное, стоит подумать над другой формой подтверждения.

Если впоследствии участников перестанет устраивать выбранный способ, они могут выбрать другой, соответственно, путем единогласного голосования на общем собрании или внесения изменений в устав. Кроме того, бывает так, что отношения между участниками становятся сложными, возникают споры и взаимное недоверие. В таких случаях возможно перейти и на нотариальное удостоверение.

Как и в случае с АО, для вас обязательно только выбрать способ подтверждения и применять его в дальнейшем. Тем не менее представляется разумным на всякий случай отражать факт и способ подтверждения в протоколах собрания. Для этого можно просто включить в форму протокола ссылку на соответствующий пункт устава ООО или на решение общего собрания, например, так.

 

н3

 

 

<16> Пункт 1 ст. 3 Закона от 05.05.2014 N 99-ФЗ; пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ.

<17> Пункт 4 ст. 12 Закона об ООО.

<18> Пункт 5 ст. 5, п. 1 ст. 17 Закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ.

 

Порядок взаимодействия АО (ООО) с нотариусом

 

Обязав организации подтверждать решения собраний у нотариуса, законодатель не озаботился разработкой порядка такого подтверждения. За него это сделала Федеральная нотариальная палата, подготовив Пособие для нотариусов (далее — Пособие). Пока его можно найти только в Интернете. Этот документ пригодится и хозяйственным обществам. Рассмотрим рекомендованный порядок действий.

 

Примечание

Если вы приглашаете нотариуса на собрания, то вам не нужно включать такой способ подтверждения в устав или утверждать его решением собрания.

 

К сведению

С текстом Пособия для нотариусов можно ознакомиться на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты: http://www.notariat.ru -> Профессионалам -> Теория и практика -> Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, от 30.11.2014.

 

Шаг 1. Договариваемся с нотариусом

Вначале нужно решить, какого именно нотариуса вы хотите пригласить, и предварительно согласовать с ним дату собрания. Сделайте это заблаговременно, ведь у него могут быть свои планы. К тому же ему нужно подготовиться.

 

Примечание

Обратиться можно к любому нотариусу в пределах нотариального округа <19>, в котором проводится собрание. То есть, например, к любому нотариусу г. Москвы.

 

Имейте в виду, что собрание можно провести и в помещении нотариальной конторы, если это не запрещено уставом общества. Это удобно, если участников собрания немного, и обойдется дешевле. Но поскольку место проведения собрания указывается в рассылаемых акционерам (участникам) уведомлениях (сообщениях), то этот вопрос нужно заранее согласовать с нотариусом, чтобы внести в уведомления (сообщения) верную информацию. Впрочем, если на собрании присутствуют все участники, то собраться в нотариальной конторе можно и в том случае, когда собрание планировали проводить в другом месте <20>.

Шаг 2. Готовим пакет документов

Составьте письменное заявление в произвольной форме на имя выбранного нотариуса с просьбой об удостоверении решений общего собрания и состава участников. Примерный образец заявления можно посмотреть в приложении N 1 к Пособию. Заявление должно быть подписано лицом, созывающим собрание (например, директором ООО <21>).

В заявлении укажите дату, место, время начала и повестку планируемого собрания, приложите к нему комплект документов:

— копию устава;

— выписку из ЕГРЮЛ;

— документы, подтверждающие полномочия заявителя (например, протокол общего собрания ООО об избрании директора);

— список участников ООО или список лиц, имеющих право участвовать в собрании АО <22>;

— внутренние документы общества, регламентирующие порядок созыва и проведения собрания (если есть);

— экземпляр уведомления или сообщения о созыве собрания, которое было разослано участникам (акционерам) <23>.

 

Примечание

В части составления заявления и формирования комплекта документов лучше дополнительно проконсультироваться у нотариуса. В частности, выписку из ЕГРЮЛ он может получить и сам <24>.

 

Шаг 3. Проводим собрание

Предупредите участников, что они должны иметь при себе документы, подтверждающие личность и полномочия (паспорта, доверенности, свидетельства о рождении несовершеннолетних участников и т.д. <25>). Нотариус будет проверять эти документы.

Будьте готовы к тому, что он будет вести видео- или аудиозапись <26>. Кроме того, нотариус может попросить у вас <27>:

(или) копию протокола счетной комиссии (если она есть) об итогах голосования;

(или) копию черновика протокола собрания.

Шаг 4. Оплачиваем услуги нотариуса и учитываем их в расходах

По окончании собрания нотариус возьмет с вас:

— оплату по тарифу — 100 руб. (150 руб. при выезде) <28>;

— возмещение за проезд к месту собрания и обратно <29>;

— оплату за услуги правового и технического характера (фиксация информации на собрании и подготовка итогового свидетельства) <30>. Имейте в виду, что стоимость таких услуг нотариус определяет сам, и эта сумма будет наиболее существенной.

 

К сведению

О том, как учитывать расходы на услуги нотариуса, читайте: журнал «Главная книга», 2012, N 6, с. 67.

 

Эти суммы можно будет учесть в «прибыльных» расходах. Но для этого получите у нотариуса справку с расшифровкой видов оплаченных расходов, поскольку их нужно учитывать по разным основаниям:

— тариф — как плату за нотариальное оформление <31>;

— проезд — как прочие производственные расходы <32>;

— техуслуги — как юридические услуги <33>.

Если расшифровки не будет, то вы сможете учесть для целей налогообложения только расходы по тарифу, а это самая маленькая сумма.

Шаг 5. Получаем свидетельство

По окончании собрания нотариус оформит документ — свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его принятии <34>.

Обращаем внимание, что нотариус не будет удостоверять принятие ничтожного решения, например решения, ограничивающего право участника присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении и голосовании <35>. Тем не менее компенсировать ему проезд и оплатить технические работы придется.

———————————

<19> Статья 13 Основ законодательства о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1 (далее — Основы); преамбула Пособия.

<20> Пункт 5.2 Пособия.

<21> Статья 34, п. 2 ст. 35 Закона об ООО.

<22> Статья 31.1 Закона об ООО; ст. 51 Закона об АО.

<23> Пункты 1 — 2 ст. 36 Закона об ООО; пп. 1 — 2 ст. 52 Закона об АО.

<24> Пункт 4.3 Пособия.

<25> Пункты 4.4, 5.5 Пособия.

<26> Пункт 5.3 Пособия.

<27> Пункт 5.12 Пособия.

<28> Подпункт 13 п. 1 ст. 22.1 Основ; п. 5.13 Пособия.

<29> Статья 22 Основ.

<30> Статья 23 Основ; п. 5.13 Пособия.

<31> Подпункт 16 п. 1 ст. 264 НК РФ.

<32> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

<33> Подпункт 15 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 26.08.2013 N 03-03-06/2/34843.

<34> Пункт 5.13 Пособия; приложение N 2 к Пособию.

<35> Пункт 2 ст. 181.5 ГК РФ; п. п. 5.11, 6.2 Пособия.

 

Последствия подтверждения/неподтверждения решения собрания

 

Итак, мы рассмотрели новые требования. Но возникает вопрос: что будет за их несоблюдение? В ГК этот вопрос не урегулирован. Представляется, что не подтвержденное в установленном порядке решение АО (ООО) как минимум может быть признано недействительным в суде по иску участника, не принимавшего участие в собрании или голосовавшего против <36>. Аналогичное мнение высказал специалист по гражданскому праву.

 

«Некоторые эксперты предлагают квалифицировать решения собрания «без подтверждения» как ничтожные на основании п. 3 ст. 163 ГК РФ в связи с несоблюдением нотариальной формы сделки. Но правильной представляется другая точка зрения, согласно которой решение «без подтверждения» имеет юридическую силу. Однако оно может быть обжаловано участниками хозяйственного общества в соответствии с правилами, установленными Законами об АО <37> и об ООО <38>«.

 

* * *

 

Неясно также, что делать со свидетельствами, которые выдаст нотариус. Подшивать их к протоколу не нужно, как разъяснено в Пособии, это самостоятельный документ <39>. Тем не менее хранить их лучше вместе, а предъявлять по требованию. К примеру, если банк, где вы оформляете банковские карточки, потребует у вас копию такого свидетельства вместе с протоколом об избрании директора.

———————————

<36> Пункты 1, 3 ст. 181.4 ГК РФ.

<37> Пункт 7 ст. 49 Закона об АО.

<38> Пункт 1 ст. 43 Закона об ООО.

<39> Пункт 5.14 Пособия.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code