Обязательно ли при подписании первичного учетного документа в электронной форме использовать квалифицированную электронную подпись

Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон о бухучете). Вопросы использования электронных подписей регулируются положениями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ). Статьей 5 этого Закона предусмотрены следующие виды таких подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Документ в электронной форме, подписанный квалифицированной электронной подписью, всегда признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, за исключением случая, когда законом установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). Что же касается простой и неквалифицированной электронных подписей, то подписанные ими электронные документы признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью, в случаях, предусмотренных законами или соглашением между участниками электронного документооборота (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Поскольку в Законе о бухучете не определено, какой вид электронной подписи должен использоваться при подписании первичных электронных документов, возникает вопрос: можно ли для этих целей использовать простую или неквалифицированную электронную подпись?

ФНС России в Письме от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671 указала следующее. Первичные учетные документы в электронной форме могут подтверждать для целей налогообложения доходы и расходы, факты принятия ценностей на учет в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Закона N 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона о бухучете виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. В связи с этим до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 63-ФЗ вид электронной подписи.

Отметим, что налоговики последовательно придерживаются позиции, что первичные электронные документы могут быть подписаны не только квалифицированной, но и простой, и неквалифицированной электронными подписями (Письма ФНС России от 17.01.2014 N ПА-4-6/489, от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@). А вот Минфин России пришел к такому выводу только в этом году (Письма от 02.06.2015 N 03-01-13/01/31906, от 05.05.2015 N 07-01-06/25701). Ранее же финансисты полагали, что первичные учетные документы, составленные в электронном виде, могут подтверждать расходы для целей налогообложения прибыли только при условии их подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (Письма Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43920, от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24). Объясняли они это тем, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в НК РФ не определены.

Итак, на сегодняшний момент чиновники не возражают против подписания электронной первички простой и неквалифицированной электронными подписями. Однако смысла в использовании таких подписей, на наш взгляд, нет.

Во-первых, у всех компаний — плательщиков НДС уже есть квалифицированная электронная подпись, поскольку именно ей подписываются налоговые декларации по НДС, которые с 2014 г. представляются в налоговый орган в электронной форме (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Во-вторых, вряд ли компания, перешедшая на электронный документооборот, будет продолжать осуществлять взаимодействие с налоговиками по старинке, на бумаге. А все документы, представляемые в налоговый орган в электронном виде (заявления, уведомления и т.д.), согласно требованиям НК РФ должны быть подписаны только квалифицированной электронной подписью.

В заключение отметим, что действующее законодательство не содержит ограничений для использования самостоятельно разработанных компаниями форматов первичных учетных документов. Однако если документы в электронной форме составлены не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок нужно будет представлять в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Об этом специалисты ФНС России напомнили в Письме от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671.

В нем отмечается, что в целях поддержки расширения электронного документооборота документами, которые налогоплательщики в соответствии с п. 7 ст. 80 и п. 2 ст. 93 НК РФ смогут представлять в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи, ФНС России готовит форматы следующих электронных документов:

1) о передаче результатов работ (об оказании услуг);

2) о передаче товаров при торговых операциях;

3) о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (корректировочный документ), который может использоваться как счет-фактура (корректировочный счет-фактура), подтверждающий право на применение налоговых вычетов по НДС, и как первичный учетный документ для целей бухгалтерского учета (с набором реквизитов, удовлетворяющих требованиям к показателям первичного учетного документа).

По мнению налоговиков, этих документов будет достаточно для всех случаев передачи между хозяйствующими субъектами любых видов ценностей.

Универсальность разрабатываемых форматов определяется включением в них свободных полей, которые могут использоваться для указания дополнительных реквизитов (50 символов) и значения этих реквизитов (2000 символов). Кроме того, налогоплательщикам предоставляется возможность включения в первичный учетный документ отдельного файла любой структуры и вида, реализующего возможность отражения в документе более полной информации о факте хозяйственной жизни.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code