Как отразить в учете организации командировочные расходы, связанные с направлением работника в заграничную командировку

Как отразить в учете организации командировочные расходы, связанные с направлением работника в заграничную командировку, если он самостоятельно приобрел иностранную валюту для оплаты командировочных расходов (оплата гостиницы)?

Командировка связана с основной производственной деятельностью организации. Коллективным договором организации предусмотрено, что на командировочные расходы аванс выдается в рублях, суточные за каждый день нахождения в командировке за пределами РФ составляют 2500 руб., за день пересечения границы при возврате из загранкомандировки — 700 руб. Иностранная валюта на оплату командировочных расходов приобретается работником самостоятельно.

Для оплаты командировочных расходов работнику выдан из кассы аванс в сумме 100 000 руб. По возвращении из командировки работником представлен авансовый отчет, согласно которому стоимость проживания в гостинице составила 1000 евро, суточные: за четыре дня нахождения в командировке на территории иностранного государства — 10 000 руб., за день возвращения из командировки на территорию РФ — 700 руб. Валюта приобретена по курсу банка 88 руб/евро, что подтверждено справкой о приобретении валюты.

Неизрасходованные денежные средства (в рублях) работник возвратил в кассу организации. Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

 

Трудовые отношения. Порядок возмещения командировочных расходов

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 167, ч. 1, 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).

Для оплаты командировочных расходов работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс (п. 10 Положения).

В данном случае согласно коллективному договору денежный аванс для оплаты командировочных расходов при загранкомандировках выдается наличными в рублях, размер суточных установлен в рублях, иностранная валюта приобретается работником самостоятельно.

По общему правилу подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет об израсходованных суммах с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 26 Положения, абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировки (как внутри страны, так и за ее пределы) в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также ряд иных расходов, в частности: фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В данной ситуации все произведенные работником расходы, включая расходы на приобретение валюты, подтверждены соответствующими документами, а выплаченные суточные не превышают установленный норматив. Следовательно, в результате оплаты командировочных расходов у работника не возникает облагаемого НДФЛ дохода, соответственно, у организации не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ, предусмотренных ст. 226 НК РФ.

Страховые взносы

При оплате расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

В рассматриваемой ситуации все оплаченные работнику командировочные расходы подтверждены документально, следовательно, они не облагаются страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Выданные работнику денежные средства для оплаты командировочных расходов рассматриваются для целей бухгалтерского учета как аванс и учитываются как дебиторская задолженность работника (п. п. 3, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Затраты, связанные со служебными командировками работников, которые осуществляются в рамках основной производственной деятельности организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности на дату утверждения руководителем организации авансового отчета (п. п. 5, 7, 16 ПБУ 10/99).

В рассматриваемой ситуации работник самостоятельно приобретает иностранную валюту для оплаты командировочных расходов на выданную ему под отчет сумму в рублях. В этом случае у организации отсутствуют расчеты с работником в иностранной валюте, учет которых ведется с применением норм Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006), утвержденного Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н.

Расчеты с работником по командировочным расходам, понесенным им в иностранной валюте, которая приобретена работником самостоятельно, производятся в рублях РФ. Сумма расхода определяется как фактически потраченная работником сумма на приобретение иностранной валюты, израсходованной на оплату командировочных расходов, на основании документов, подтверждающих понесенные расходы в иностранной валюте, и документа, подтверждающего покупку работником иностранной валюты. Аналогичная точка зрения высказана в консультации начальника отдела методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России И.Р. Сухарева.

Что касается суточных, то в данном случае они выплачиваются в рублях из расчета установленного в организации норматива.

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на прибыль организаций

При выдаче работнику аванса на командировку в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Документально подтвержденные командировочные расходы, понесенные во время заграничной командировки, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В ситуации, когда под отчет работнику выдана сумма в рублях, на которую он самостоятельно приобрел иностранную валюту, размер командировочных расходов следует определять исходя из истраченных сумм в иностранной валюте согласно первичным документам и курса приобретения (обмена) иностранной валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. Аналогичный вывод можно сделать, например, из Письма Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059.

Содержание операций Дебет Кредит Сумма, руб. Первичный документ
На дату выдачи денежных средств работнику
Выдан аванс командированному работнику 71 50 100 000 Расходный кассовый ордер
На дату утверждения авансового отчета
Отражена сумма командировочных расходов

(1000 x 88 + 10 000 + 700)

20

(44

и др.)

71 98 700 Авансовый отчет
Возвращена работником неизрасходованная сумма

(100 000 — 98 700)

50 71 1300 Приходный кассовый ордер,

Авансовый отчет

А.В.Илюшечкин

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code