Решение Совета глав правительств СНГ «О состоянии архивного дела в государствах — участниках СНГ» Часть 4

Часть 1   Часть 2   Часть 3   Часть 4

  1. Информатизация архивов

Повсеместное распространение современных информационных технологий, развитие информационного общества, создание электронного правительства ставит перед архивными службами государств — участников СНГ новые задачи в сфере информатизации основных направлений деятельности архивов, оказания электронных услуг органам государственной власти, юридическим и физическим лицам. Параллельно решается задача облегчения труда архивистов, роста его производительности.

Информатизация архивной отрасли в государствах — участниках СНГ в период 2003 — 2013 годов осуществлялась по следующим основным направлениям: автоматизация основной деятельности органов управления архивным делом и государственных архивов; внедрение электронного документооборота и организация хранения электронных документов; создание цифровых копий архивных документов; создание, поддержка и развитие интернет-порталов и интернет-сайтов.

Степень автоматизации основных направлений деятельности архивов в разных государствах неодинакова.

В Азербайджанской Республике с 2010 года реализуется Программа информатизации документов Национального архивного фонда. Реализация Программы позволит сформировать единое информационное пространство и войти в международные информационные сети. В Государственном архиве кинофотодокументов и Государственном архиве звукозаписи работа находится на стадии завершения.

В Республике Армения проведены работы по созданию внутриархивной компьютерной сети и размещению в ней электронной информации (описи дел, тематические перечни, сборники документов и т.п.). Это предоставляет архивной системе возможность осуществлять комплектование, учет, хранение и использование документов архивного фонда и иных документов архива.

В Республике Беларусь комплексная автоматизация основных направлений работы государственных архивов в 2003 — 2013 годах велась в соответствии с утвержденной правительством Стратегией развития информационного общества в Республике Беларусь на период до 2015 года, Государственной программой «Архивы Беларуси» на 2011 — 2015 годы, отраслевой Стратегией автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005 — 2010 годы).

В 2011 году в промышленную эксплуатацию были введены Автоматизированная информационная система государственного архива (АИС государственного архива) и Автоматизированная информационная система сводная для органов управления (АИС сводная). АИС государственного архива состоит из единой базы данных и семи взаимосвязанных программных модулей: «Комплектование», «Личные фонды», «Учет», «Обеспечение сохранности», «Научно-справочный аппарат», «Использование», «Администратор». АИС сводная позволяет интегрировать данные, накапливаемые в базах данных АИС государственных архивов, и формировать отчетную и статистическую информацию. АИС сводная состоит из единой базы данных и трех взаимосвязанных программных модулей: «Комплектование», «Фондовый каталог» и «Администратор». В перспективе предполагается расширение функциональных возможностей АИС сводной и для других направлений деятельности органов архивного дела и делопроизводства. В рамках взаимосвязанных АИС реализована единая электронная система учета документов и фондов, хранящихся в государственных архивах. Она позволяет формировать в электронном виде и поддерживать в актуальном состоянии Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда. Модульная структура обеих АИС дает возможность наращивать и совершенствовать функции каждого модуля. Обмен информацией между АИС осуществляется посредством файлов экспорта-импорта, пересылаемых по электронной почте. В связи со спецификой кино-, фото-, фонодокументов в 2013 году разработана отдельная Автоматизированная информационная система аудиовизуальных документов для Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов. Логическим продолжением работы по автоматизации и информатизации архивного дела является создание Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда (СОДД НАФ). Она создается в виде интернет-портала, на котором будет представлена многоуровневая система описания и поиска архивных объектов (фонды, описи, дела, документы) в соответствии с международным стандартом. Для документов, имеющих цифровые копии, а также электронных документов система будет обеспечивать возможность онлайнового просмотра или заказа копий. Создание программно-технической части СОДД НАФ планируется осуществить в 2014 году.

В Республике Казахстан автоматизация основных направлений работы государственных архивов в 2003 — 2013 годах велась в соответствии с Государственной программой «Информационный Казахстан-2020», утвержденной Указом Президента Республики Казахстан от 8 января 2013 года N 464, и Планом мероприятий по ее реализации, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 февраля 2013 года N 101.

В целях информатизации архивной отрасли разрабатывается проект Концепции информатизации архивного дела Республики Казахстан, включающей решение вопросов создания Единой системы автоматизированного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, Национального центра электронных документов и Единой системы электронных архивов.

В Кыргызской Республике программа информатизации государственной архивной службы разрабатывалась и утверждалась еще в середине 1990-х годов, но не была реализована по причине слабой технической и кадровой оснащенности. Программные положения по информатизации изложены также в Концепции развития архивного дела, утвержденной Правительством Кыргызской Республики в 2004 году. В 2011 году утверждена Концепция формирования единой электронной базы данных документов Национального архивного фонда. До 2012 года только три архива вели самостоятельную работу по созданию баз данных. В 2012 году Центр информационных технологий Архивного агентства разработал программное обеспечение «Единая база данных» для каталогизации оцифрованных документов, которое планируется использовать во всех архивах республики.

В Российской Федерации на реализацию задач в сфере информатизации направлен ряд принятых в последние годы федеральных законов, постановлений и распоряжений правительства. Автоматизация основных видов деятельности архивов осуществляется в соответствии с принятой в 2010 году отраслевой Программой информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 — 2020 годы. Подготовлен проект Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, в которой тема информатизации является одной из основных. Программа предусматривает несколько основных направлений внедрения информационных компьютерных технологий в архивной сфере, в том числе информатизацию основной деятельности архивов и объединение информационных ресурсов (тематические, исследовательские и пр.), созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, с целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту. Важным аспектом Программы является автоматизация внутриархивной деятельности. Росархив планирует предложить для использования типовые программные продукты-модули, такие как «Контроль за движением дел», «Электронный читальный зал», «Работа с источниками комплектования», «Выполнение запросов граждан» и др. В области создания автоматизированного НСА предполагалась разработка специализированного программного обеспечения, связанного с ПК «Архивный фонд» для одноразового ввода информации при многократном ее использовании. В Программе информатизации также обозначена необходимость ведения общеотраслевой автоматизированной системы «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», что позволит обеспечить широкий доступ к архивным документам через Интернет, гарантируя при этом полную сохранность оригинала. Программой предусмотрено дальнейшее развитие отраслевого, обязательного для использования всеми архивами программного обеспечения. Его главной составляющей является единая информационно-поисковая система по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. Система имеет три уровня. На базовом уровне государственные и муниципальные архивы должны заполнять базу данных «Архивный фонд» учетными данными о фондах, описях, единицах хранения. Собранная информация подлежит передаче на второй уровень, т.е. конвертированию в ПК «Фондовый каталог», с которым работают органы управления архивным делом субъектов федерации. На третьем уровне органы управления архивным делом субъектов федерации должны обеспечивать сбор, обработку и продвижение данных в ПК «Центральный фондовый каталог», с которым работает Федеральное архивное агентство. Описанная модель, помимо обеспечения учета архивных документов, несет в себе возможности для совершенствования работы архивов по комплектованию, обеспечению сохранности, организации научно-справочного аппарата и использованию. Удаленный доступ пользователей к информационной системе также складывается как трехуровневая система: на сайте архива, на сайте территориального архивного управления, на портале «Архивы России». Доступ к данным ПК «Центральный фондовый каталог» должен обеспечиваться на портале «Архивы России». Пользователь может зайти на один сайт и получить ответ о наличии нужной ему информации в документах Архивного фонда Российской Федерации.

В Украине в 2000 году Государственной архивной службой начато создание электронной версии Центрального фондового каталога — информационной системы «Центральный фондовый каталог». Ее целью является интеграция отдельных сегментов фондовых каталогов архивных учреждений. Значительный прогресс достигнут архивными службами в деле оцифровки архивных документов.

В настоящее время в государственных архивах Республики Беларусь оцифровано около 20 тыс. архивных дел. Поставлена задача создать центры оцифровывания в каждой области. Централизованное хранение Фонда цифровых копий с 2005 года организовано на базе архива электронных документов БелНИЦЭД (объем — 1,6 терабайта). Это позволяет государственным архивам не тратить финансовые средства на работы по обеспечению длительного хранения больших объемов информации в электронном виде.

В Кыргызской Республике за 2012 — 2013 годы отсканировано 1 544 ед. хранения документов на бумажной основе. При этом только в двух архивах параллельно со сканированием идет процесс ретроконверсии документов. В других архивах по причине нехватки штатных единиц работы по ретроконверсии в настоящее время не ведутся. В специализированном архиве кинофотофонодокументов осуществляется оцифровка документов на пленочных носителях. Всего оцифровано 29 466 ед. хранения фотодокументов (33% архивного фонда) и 3 583 ед. хранения фонодокументов (50%).

В Российской Федерации Программой информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 — 2020 годы заложено развитие системы доступа к архивным документам: оцифровка документов и справочно-поисковых средств, создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах и единого Электронного читального зала на портале «Архивы России», а также системы технической поддержки аппаратно-программных комплексов и электронных ресурсов архивов.

Особую роль в расширении доступа к архивной информации в государствах — участниках СНГ играют отраслевые интернет-ресурсы.

В Республике Беларусь интернет-сайт «Архивы Беларуси» развивается в соответствии с отраслевой Концепцией совершенствования интернет-ресурса архивной отрасли Республики Беларусь — веб-сайта «Архивы Беларуси». Наблюдается стабильное увеличение объема размещаемой на сайте информации (в начале 2000-х годов — 111 информационных страниц, в настоящее время — более 4,5 тыс. информационных страниц, 5 тыс. файлов графических материалов, более 80 аудиовидеофайлов). Поддерживается версия сайта на английском языке. Собственные сайты имеют три республиканских государственных архива, один зональный, а также Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

В Российской Федерации проводится работа по развитию отраслевого интернет-портала «Архивы России» и организации доступа к информации о документах Архивного фонда через портал. Он является крупнейшим отраслевым интернет-ресурсом, на котором размещены официальный сайт Федерального архивного агентства, информация о федеральных архивах, органах управления архивным делом субъектов Российской Федерации, архивохранилищах музеев и библиотек, архивное законодательство, архивные справочники и базы данных, сведения о рассекреченных документах, интернет-выставки и публикации и т.д. Развиваются сайты федеральных архивов (самостоятельно или в виде разделов портала «Архивы России») и сайт Федерального архивного агентства. Архивные сайты постепенно превращаются в информационные центры, где представлены данные о хранящихся в архиве документах (НСА), организуются виртуальные выставки, принимаются запросы и пр. Свои сайты имеются практически у всех органов управления архивным делом субъектов федерации.

В Украине основным отраслевым интернет-ресурсом является веб-портал Государственной архивной службы «Архивы Украины». Объем размещенной на нем информации увеличился с 18 гигабайт (в 2012 году) до 28 гигабайт (в декабре 2013 года). Информация на веб-портале подается на трех языках: украинском, русском и английском и имеет защиту от несанкционированной модификации. Собственные веб-сайты имеются у всех центральных и региональных государственных архивов (в 2006 году сайты имели только шесть архивов). Объем информационного наполнения официальных сайтов государственных архивов только за 2013 год вырос в среднем на 40 — 50%, а число посещений в сутки — на 15 — 20%.

Также архивы в качестве средства коммуникации используют электронную почту. Интернет-ресурсы, производящие учет посещаемости сайтов, свидетельствуют о высоком и постоянно растущем рейтинге сайта «Архивы Беларуси», порталов «Архивы России» и «Архивы Украины». Среди посетителей интернет-ресурсов зарубежные пользователи составляют до 25%.

Принципиально важным направлением деятельности архивных служб государств — участников СНГ в сфере информатизации является решение профессиональных задач, связанных с повсеместным распространением электронных документов, внедрением систем электронного документооборота, организацией хранения электронных документов и иной документированной информации в электронном виде.

В Республике Беларусь указом Президента Республики Беларусь перед государственными органами поставлена задача перехода на электронный документооборот к началу 2015 года, перед другими государственными организациями — к началу 2016 года. Прием, хранение и использование электронных документов осуществляет архив электронных документов, действующий в структуре БелНИЦЭД. По состоянию на 1 января 2004 года в архиве было учтено 250 электронных документов в составе 8 фондов. В настоящее время на постоянном хранении находятся 565 электронных документов в составе 13 фондов. Они включают информационные ресурсы, базы данных, фотодокументы, интернет-сайты, организационно-распорядительные документы, объем которых составляет 2,7 терабайта (рост более чем в 2 раза). Прием на постоянное хранение аудиовизуальных документов в цифровом формате обеспечивает Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов.

В Республике Казахстан мероприятия, связанные с дальнейшим развитием межведомственного «безбумажного» документооборота в части обеспечения государственного хранения электронных документов, в настоящее время реализуются путем разработки нормативно-методических документов.

В Российской Федерации решение задач, связанных с развитием и внедрением систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия, осуществляется в рамках Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 — 2020 годы. Разработан проект и проложена локальная сеть в помещении Росархива, оборудована серверная, закуплено необходимое оборудование. Самостоятельная задача, решение которой предусмотрено Программой информатизации, — образование Центра хранения электронных документов.

В Украине централизованные хранилища для хранения электронной информации имеют только 5 государственных архивов.

Реализация мероприятий в сфере информатизации невозможна без соответствующего материально-технического обеспечения. Архивные службы всех государств отмечают улучшение состояния обеспеченности архивных учреждений компьютерной и иной специальной техникой, программными средствами.

В Республике Армения все структурные и территориальные подразделения Национального архива Армении обеспечены компьютерной техникой. Приобретена современная аппаратура для оцифровки документов и кинолент, осуществляется программная работа по созданию электронных баз данных архивных документов, кинофильмов, фотографий и звукозаписей. В распоряжении архивной системы республики, по последним данным, имеется большое количество компьютеров (всего 122).

В Республике Беларусь в период с 2003 по 2013 год поступательно наращивалась и модернизировалась техническая база государственных архивов. Архивы в достаточной степени обеспечены компьютерами, локальными вычислительными сетями. Практически во всех государственных архивах имеется оборудование для оцифровывания (планетарные/книжные/планшетные сканеры или цифровые фотокамеры). Закуплено оборудование для внедрения Автоматизированной информационной системы аудиовизуальных документов, на 2014 год запланировано проведение опытной эксплуатации и обучение пользователей. Все государственные архивы имели выход в Интернет.

В государственных архивах Кыргызской Республики имеется 217 компьютеров. Локальные сети и Интернет функционируют во всех центральных и областных архивах. В 2012 — 2013 годах Архивное агентство приобрело книжные сканеры на основе цифровых фотокамер марки «ATIZ-BookDriveMini». Закупка этих сканеров была обусловлена в первую очередь финансовыми возможностями архивной службы. В настоящее время книжными сканерами оснащены 5 государственных архивов.

В Российской Федерации, по данным на 2010 год, всего в архивных учреждениях использовалось более 10 тыс. персональных компьютеров, из них более 6 тыс. были объединены в локальные сети, более 3,5 тыс. имели выход в Интернет. Уровень компьютеризации различается: 82 архива имеют менее 10 компьютеров, 84 архива — 10 — 20, 74 архива — 21 — 40, 62 архива — 41 — 100 и 16 архивов имеют более 100 компьютеров.

В Украине за период с 2006 по 2012 год количество серверов в центральных и региональных государственных архивах увеличилось с 12 до 34, компьютеров — с 569 до 1 009. Локальные сети имеются у всех центральных и региональных государственных архивов.

Проведенный анализ показал, что в настоящее время общее состояние информатизации архивной отрасли в государствах — участниках СНГ можно признать удовлетворительным. Во всех государствах отмечается положительная динамика в решении этого вопроса, улучшаются количественные и качественные показатели информатизации деятельности архивных учреждений.

Наиболее актуальными в настоящее время являются направления информатизации архивной отрасли по оснащению архивов современной техникой, разработке и внедрению в архивах типового отраслевого программного обеспечения по основным видам деятельности архивных учреждений, разработке и внедрению в архивах новых технологий работы с архивными документами и документной информацией, повышению качества описания архивных документов при их тематической разработке, созданию автоматизированных баз данных, организации удаленного доступа пользователей к информационно-поисковым системам архивов и электронным копиям документов через Интернет, созданию интегрированных справочно-поисковых систем архивов, разработке и внедрению технологий и методик постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов.

Вместе с тем в сфере информатизации архивных органов и государственных архивных учреждений, автоматизации основных направлений их деятельности много нерешенных проблем.

  1. В силу объективных причин кадровое, финансовое и техническое обеспечение информатизации во всех государствах находится на уровне, который не соответствует сложности решаемых задач.

В Республике Армения около 60% имеющегося компьютерного оборудования является устаревшим, поддержание его работоспособности либо вовсе невозможно, либо финансово невыгодно. Общее состояние материально-технической базы в сфере информационных технологий оценивается как неудовлетворительное.

В Республике Беларусь, по данным 2009 года, 14% компьютерного парка подлежали замене как не обеспечивающие работу современных программных средств, еще 23% требовали модернизации или замены. Локальные вычислительные сети были созданы в 87% государственных архивов, но сервер имели только 25% (к началу 2014 года ситуация значительно улучшилась). Отсутствие финансирования не позволяет пока приступить к реализации задачи по созданию новой АИС для электронных документов в БелНИЦЭД.

В Российской Федерации по итогам 2010 года отмечалось неудовлетворительное состояние материально-технической базы: 82,4% компьютеров представляли собой устаревшие модели, поддержание работоспособности которых было либо невозможно, либо неэффективно. Отмечались недостаток оборудования для оцифровки описей и архивных документов и острая нехватка квалифицированного персонала.

В Кыргызской Республике только в двух архивах параллельно со сканированием идет процесс ретроконверсии документов. В других архивах по причине нехватки штатных единиц работы по ретроконверсии в настоящее время не ведутся. Оцифровка кинодокументов не ведется вследствие отсутствия необходимого оборудования. Архивная служба нуждается в обеспечении техникой, расширении штатов, обучении сотрудников.

Нехватка квалифицированных кадров в области информационных технологий отмечается архивной службой Украины.

  1. Архивные службы Азербайджанской Республики, Республики Армения, Кыргызской Республики отмечают отсутствие или устаревание программного обеспечения в сфере автоматизации деятельности государственных архивов, потребность в получении соответствующей практической и методической помощи, в том числе из-за рубежа.
  2. В качестве одной из проблем, связанных с внедрением электронного документооборота, необходимостью приема на хранение в архивы электронных документов и организации их долговременного хранения, архивная служба Республики Беларусь отмечает необходимость существенной модернизации архивов организаций. Техническая оснащенность таких архивов традиционно оставляет желать лучшего.

Архивные службы государств — участников СНГ отмечают необходимость дальнейшего совершенствования материально-технического, программного, кадрового и нормативно-методического обеспечения процессов информатизации и автоматизации.

 

Выводы и предложения

 

Анализ состояния архивного дела в государствах — участниках СНГ показывает, что архивные службы и государственные архивные учреждения всех государств качественно и в полном объеме выполняют поставленные перед ними задачи по комплектованию архивных фондов, обеспечению сохранности архивных документов, организации их учета и использования в научных, культурных, социальных и практических целях.

За период с 2003 по 2013 год значительно улучшена материально-техническая база государственных архивных учреждений, существенный прогресс достигнут в сфере информатизации архивов, автоматизации основных направлений деятельности архивных учреждений. Улучшены количественные и качественные показатели по всем основным направлениям деятельности государственных архивов.

В то же время уровень состояния архивного дела в разных государствах неодинаков. Как показал проведенный анализ, максимального успеха в решении поставленных задач достигли архивные службы тех государств, в которых реализуются комплексные государственные программы в сфере архивного дела.

Несмотря на достигнутые за последние 11 лет успехи в практической деятельности архивных служб имеется ряд общих проблем.

Главной из них является недостаточное финансирование государственных архивных учреждений, что непосредственно влияет на состояние их материально-технической базы, решение проблем создания и поддержания нормативных условий хранения архивных документов, своевременность и полноту комплектования архивных фондов, обеспечение широкого доступа к ним, в том числе с использованием современных информационных технологий. Архивным службам крайне необходимо расширение площадей архивохранилищ государственных архивов путем строительства новых зданий или выделения и приспособления уже имеющихся свободных помещений.

Низкий уровень заработной платы архивных работников в абсолютном и относительном выражении во многом определяет проблемы с укомплектованностью архивных учреждений профессионально подготовленными кадрами. Актуальной является проблема повышения квалификации архивных работников.

Решению этих и других проблем в определенной степени препятствует понизившийся в рассматриваемый период статус органов управления архивным делом в большинстве государств, сокращение сети государственных архивных учреждений, штатной численности их работников.

С учетом изложенного представляется необходимым:

оказывать архивным службам поддержку в части подготовки и реализации комплексных государственных программ в сфере архивного дела, обеспечения их полного и непрерывного финансирования;

рассмотреть вопрос о повышении статуса органов управления архивным делом, возвращения их прямого подчинения правительствам своих государств, а также права принятия нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства;

увеличить объем финансирования мероприятий по подготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств — участников СНГ на базе Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, являющегося базовой организацией в этой сфере в соответствии с Решением Совета глав правительств СНГ от 18 сентября 2003 года.

 

ОСОБОЕ МНЕНИЕ АЗЕРБАЙДЖАНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ К РЕШЕНИЮ СОВЕТА ГЛАВ ПРАВИТЕЛЬСТВ СОДРУЖЕСТВА НЕЗАВИСИМЫХ ГОСУДАРСТВ ОТ 29 МАЯ 2015 «О СОСТОЯНИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В ГОСУДАРСТВАХ-УЧАСТНИКАХ СНГ»

За исключением выражения «, в том числе и в базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров государств — участников СНГ в области архивного дела» в пункте 4.

Азербайджанская Республика не признает за СНГ и его исполнительными органами международную правосубъектность и их связи с международными структурами.

Первый заместитель Премьер-министра Азербайджанской Республики ЯГУБ ЭЮБОВ

 

ЗАЯВЛЕНИЕ РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА К РЕШЕНИЮ СОВЕТА ГЛАВ ПРАВИТЕЛЬСТВ СОДРУЖЕСТВА НЕЗАВИСИМЫХ ГОСУДАРСТВ «О СОСТОЯНИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В ГОСУДАРСТВАХ-УЧАСТНИКАХ СНГ»

29 мая 2015 года

 

поселок Бурабай

Республика Казахстан

Республика Молдова будет осуществлять финансирование Национальной архивной службы в соответствии с финансовыми средствами, предусмотренными на эти цели в государственном бюджете Республики Молдова, за исключением участия в финансировании базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров государств — участников СНГ в области архивного дела.

Премьер-министр Республики Молдова КИРИЛ ГАБУРИЧ

Часть 1   Часть 2   Часть 3   Часть 4

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code