Решение Совета глав правительств СНГ «О состоянии архивного дела в государствах — участниках СНГ» Часть 3

Часть 1   Часть 2   Часть 3   Часть 4

  1. Обеспечение сохранности и организация учета документов

Доступность архивных документов для нынешнего и будущего поколений возможна лишь в том случае, если документы будут сохранены в надлежащем состоянии и в благоприятных условиях. Поэтому обеспечение сохранности документов является одной из первоочередных задач для архивных служб всех государств — участников СНГ.

Архивные службы всех государств отмечают, что нормативные параметры хранения документов (противопожарный, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, световой, охранный режимы) в государственных архивах в целом соблюдаются. Ведутся работы по реставрации и консервационно-профилактической обработке документов, в установленном порядке проводятся проверки наличия и состояния документов.

В Республике Армения за последнее десятилетие в Национальном архиве и его территориальных подразделениях было восстановлено около 3 млн листов архивных документов, закартонировано около 750 тыс., консервационно-профилактическую обработку прошло более 50 тыс. архивных дел.

В Республике Беларусь с 2012 года введено обязательное соблюдение условия приема документов на постоянное хранение в коробках, что облегчает работу государственных архивов. Динамика роста закартонированных дел за последнее 10-летие составила 7%. Контроль технического и физико-химического состояния архивных документов осуществляется при проведении всех видов работ. Ведется учет физико-химического и технического состояния документов.

В Российской Федерации с целью улучшения физического состояния документов и обеспечения их сохранности в федеральных архивах закартонировано 97% документов, в государственных архивах субъектов Российской Федерации — 71%, в муниципальных архивах — 59%. В среднем в год архивные учреждения осуществляют реставрацию около 3,2 млн листов документов на бумажной основе, проводят консервационно-профилактические и реставрационные работы с аудиовизуальными документами. В лаборатории Российского государственного архива научно-технической документации запущена в эксплуатацию единственная в России сублимационная сушильная камера, предназначенная для восстановления влажных и намокших документов и обработки документов с плесневыми поражениями.

В Украине с целью улучшения условий хранения документов только в 2013 году архивными учреждениями закартонировано и перекартонировано 445,718 тыс. единиц хранения.

В Республике Беларусь, Республике Казахстан, Российской Федерации, Украине продолжается создание страховых фондов на особо ценные документы. Страховые фонды призваны обеспечить доступность и воспроизводимость документной информации на случай утраты оригиналов либо причинения им непоправимых повреждений. Страховые копии особо ценных документов создаются на микропленках, доказавших свою долговечность.

В Республике Беларусь по состоянию на 1 января 2014 года страховые копии созданы на 70% особо ценных дел. Динамика роста страхового фонда за десятилетие составила 3%. В Республике Казахстан Государственный страховой фонд копий документов на 1 января 2014 года составил 16,75 млн кадров. В Российской Федерации за последнее 10-летие страховой фонд вырос с 594,9 до 623,5 млн кадров. В Украине страховой фонд копий документов на 1 января 2014 года составил 140,4 млн кадров.

В Кыргызской Республике страховой фонд создается только на фотофонодокументы на электронных носителях. Микрофильмирование не проводится из-за отсутствия оборудования.

В Республике Беларусь и Российской Федерации параллельно проводятся работы по созданию фондов пользования, в которые включаются копии архивных документов для использования в практической работе с целью обеспечения сохранности оригиналов документов. В Республике Беларусь копии фонда пользования создаются на различных носителях: пленочном, электронном, бумажном. Копии фонда пользования имеют около 2% всех хранящихся дел. Большинство фонда пользования госархивов представлено на микроносителях — 90%. Доля цифровых копий в фонде пользования составляет около 10%, на бумажных носителях — 0,05%. Работы по оцифровыванию выполняются государственными архивами и специализированными лабораториями, сторонние организации не привлекаются. Экземпляры цифровых копий архивных документов направляются на специальное хранение в Фонд цифровых копий, размещенный в БелНИЦЭД. В Российской Федерации в последние годы приоритет отдается созданию копий фонда пользования на электронных носителях посредством оцифровки наиболее часто используемых архивных документов. Одновременно разрабатываются технологии совместного использования микрографических и цифровых технологий, которые позволили бы повысить эффективность за счет интеграции преимуществ обоих типов.

Одним из важных элементов комплекса мер по обеспечению сохранности архивных документов является организация их учета. Основными единицами учета архивных документов традиционно являются архивный фонд и единица хранения.

Во всех государствах налажен централизованный учет архивных фондов. Сведения о составе и содержании хранящихся в государственных архивах фондов включаются в центральные (государственные, республиканские) фондовые каталоги, ведение которых осуществляют органы управления архивным делом. Учету подлежат также страховые фонды и фонды пользования.

В Кыргызской Республике применяется традиционный способ ведения учета, предполагающий ручное заполнение бумажных форм.

В Азербайджанской Республике, Республике Армения, Республике Беларусь, Российской Федерации, Украине учет ведется комбинированным способом: заполняемые бумажные формы параллельно вводятся в компьютер.

В Республике Армения с 2005 года для ведения централизованного автоматизированного учета используется программа «Архивный фонд», переданная в дар Национальному архиву Армении Федеральной архивной службой (Российская Федерация). Программа переведена на государственный язык (армянский) и приспособлена к потребностям государственного архива. По состоянию на 1 января 2014 года в систему автоматизированного учета включена информация о 1 288 архивных фондах, 5 167 архивных описях и 1,7 млн дел. Наполнение программы продолжается.

В Республике Беларусь система автоматизированного государственного учета архивных документов была сформирована в период 2003 — 2013 годов и включает три уровня. Первым уровнем является автоматизированный Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь в виде программного модуля «Фондовый каталог», представляющий собой базу данных, основным элементом которой является электронная карточка фонда. Вторым уровнем являются автоматизированные областные фондовые каталоги структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции шести областных исполнительных комитетов, которые являются связующими звеньями между Государственным фондовым каталогом и государственными архивами. Третий уровень системы централизованного автоматизированного государственного учета архивных документов — это учетные базы данных в государственных архивах, которые наполняются при помощи программного модуля «Учет» в составе Автоматизированной информационной системы государственного архива. Наполнение программного модуля «Фондовый каталог» завершено в начале 2012 года. В конце того же года интернет-версия каталога «Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь» размещена в Интернете. Данные об изменениях в составе и объеме архивных фондов ежегодно обновляются.

В Российской Федерации система автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации начала создаваться во второй половине 90-х годов XX века. Разработаны три учетно-поисковых программных комплекса (ПК), каждый из которых соответствует определенному уровню архивного учреждения: ПК «Архивный фонд» — для государственных и муниципальных архивов; ПК «Фондовый каталог» — для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела; ПК «Центральный фондовый каталог» — для Росархива. В 2009 году 4-я версия ПК «Архивный фонд» утверждена в качестве отраслевого программного продукта для ведения автоматизированного государственного учета и передана на бесплатной основе во все федеральные архивы и уполномоченные органы субъектов федерации в области архивного дела для организации внедрения. В настоящее время ПК «Архивный фонд» в той или иной версии ведут практически все федеральные архивы (кроме Российского государственного архива кинофотодокументов и Центра хранения страхового фонда), государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы. В автоматизированную систему учета включена информация более чем о 790 тыс. фондов, что составляет почти 86% числа хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны. В 2012 году на портале «Архивы России» была размещена тестовая версия Центрального фондового каталога, содержавшая информацию о более чем 150 тыс. фондов. На 1 октября 2014 года база данных Центрального фондового каталога содержала информацию о более 588 тыс. фондах.

Особое внимание архивными службами ряда государств уделяется выявлению и учету особо ценных документов. В Республике Беларусь, Российской Федерации, Украине также выявляются и берутся на особый учет уникальные документы.

В Республике Беларусь объем особо ценных документов составляет в среднем 3% всех хранящихся документов. Организация выявления и учета уникальных документов начата в 2014 году после утверждения соответствующих методических рекомендаций. Централизованный учет особо ценных и уникальных документов осуществляется в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Для учета уникальных документов и цифровых копий архивных документов используются возможности программного модуля «Учет» в составе Автоматизированной информационной системы государственного архива. В 2013 году введены принципиально новые функции по учету.

В Российской Федерации с 2007 года начал действовать Административный регламент по исполнению Федеральным архивным агентством государственной функции «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации». В Интернете представлена тестовая версия базы данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации», содержавшая на 1 января 2014 года сведения о 268 уникальных документах из числа включенных в Государственный реестр, хранящихся в шести федеральных архивах.

Во всех государствах комплекс работ по обеспечению сохранности и организации учета архивных документов регламентирован необходимыми нормативными и методическими документами.

Проведенный анализ показал, что архивные службы государств — участников СНГ в целом успешно решают задачи по обеспечению сохранности документов национальных архивных фондов, организации их качественного учета.

Вместе с тем в вопросах обеспечения сохранности и учета документов государств — участников СНГ имеется ряд нерешенных проблем.

  1. Наиболее важной является проблема несоблюдения нормативных параметров режимов хранения документов (противопожарного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, светового, охранного). Неполное соблюдение нормативных параметров режимов хранения документов отмечается архивными службами Азербайджанской Республики и Кыргызской Республики. В государственных архивах Кыргызской Республики отсутствует оборудование для поддержания температурно-влажностного режима. Архивная служба Украины отмечает недостаточное финансирование архивов для оплаты услуг государственной охраны. Не обеспечено вневедомственной охраной 63% зданий архивных учреждений, из них 22% центральных госархивов, 48% госархивов областей, 78% отраслевых госархивов, 88% архивных отделов райгосадминистраций, 79% архивных отделов городских советов. 37% зданий архивных учреждений не оснащено охранной сигнализацией либо она находится в нерабочем состоянии (33% центральных госархивов, 21% госархивов областей, 44% отраслевых госархивов, 48% архивных отделов райгосадминистраций и 38% архивных отделов городских советов).
  2. Очень важной является проблема реставрации архивных документов.

В Азербайджанской Республике имеются проблемы в обеспечении материалами для реставрации документов.

Для архивной отрасли Республики Беларусь актуальным является овладение в полной мере искусством реставрации наиболее сложных архивных документов, сам процесс их реставрации не обеспечен достаточной материально-технической базой и необходимым количеством квалифицированных кадров. Потребности в реставрации документов несоизмеримо превышают современные технические возможности архивов и специальной лаборатории, данная диспропорция имеет тенденцию к увеличению.

В Кыргызской Республике техническая оснащенность работ по реставрации и переплету документов обеспечена частично.

В Российской Федерации потребности в реставрации архивных документов превышают ограниченные возможности федеральных реставрационных центров и лабораторий архивных учреждений.

  1. Имеются проблемы со страховым копированием особо ценных документов и созданием страховых фондов.

В Республике Беларусь катастрофически не хватает мощностей для микрофотокопирования, в связи с чем некоторые государственные архивы лишены возможности создания страховых копий на особо ценные документы.

В Кыргызской Республике оборудование для микрофильмирования документов отсутствует.

В Российской Федерации страховые копии имеют только 46% учтенных особо ценных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, что связано со значительными финансовыми затратами на приобретение расходных материалов и современного микрофильмирующего оборудования.

  1. Основной проблемой учета архивных документов, по мнению архивной службы Украины, является невозможность подокументного учета Национального архивного фонда, что обусловлено не только спецификой организации фондов, объемами документов, принятой системой учета, но и недостаточным количеством работников в архивных учреждениях. На этом основании подокументный учет внедрен только для уникальных документов.

 

VII. Системы научно-справочного аппарата к документам архивных фондов

 

Эффективность использования хранящихся в государственных архивах документов, быстрота их поиска и извлечения необходимой информации невозможны без наличия качественного поисково-справочного аппарата. В государственных архивах государств — участников СНГ построение систем эффективного справочного аппарата осуществляется на научной основе и в плановом порядке.

Научно-справочный аппарат (НСА) архивов включает комплекс разнообразных архивных справочников: архивные описи, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, тематические перечни и др.

В Азербайджанской Республике НСА представлен в основном архивными описями и каталогами. Последние ведутся как в традиционном бумажном формате, так и с использованием средств автоматизации. За 2003 — 2013 годы подготовлено 70 396 карточек на фотодокументы, 7 458 карточек на кинодокументы. В 2003 году типографским способом издан краткий межархивный справочник «Государственные архивы Азербайджанской Республики».

В Республике Армения особое внимание уделяется вопросам повышения качества и информативности архивных описей путем их усовершенствования (переработки) и пересоставления на электронных носителях.

В Республике Беларусь по состоянию на 1 января 2014 года имеется 96 017 описей дел, 20% единиц хранения прошли тематическую разработку. В 106 каталогов различных видов включено свыше 5 млн карточек, за последнее десятилетие их объем вырос более чем на 50%. В государственных архивах составлено 245 тематических и фондовых обзоров. За период с 2003 по 2013 год государственными архивными учреждениями издано 32 справочника о составе и содержании документов, в том числе 9 межархивных и 23 внутриархивных (типа путеводителя).

В Кыргызской Республике в период с 2003 по 2013 год 3 областных архива и все 54 районных и городских архива составили справочники-путеводители, часть из которых находится в стадии доработки. 14 справочников изданы типографским способом, остальные методом оперативной полиграфии. За этот же период подготовлено три межархивных справочника. Традиционные карточные каталоги пополнялись новыми карточками, но в незначительной степени по причине отсутствия кадров, времени, финансов, а также обращений пользователей к каталогам.

В Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах в 2003 — 2013 годах объем описанных документов составлял 97%. Система НСА расширилась до 1,7 млн описей (из них в нормативном количестве экземпляров — 67%), примерно 1,5 тыс. традиционных справочных изданий, 75 млн карточек или записей (из них 99% организованы в каталоги и картотеки, в том числе электронные). В каталогах и картотеках представлено 81% всех кинодокументов, 79% фотодокументов, 73% фонодокументов. Объем представленных в них традиционных документов на бумажном носителе составляет лишь 8% (в федеральных архивах — 22%, государственных архивах субъектов федерации — 7%, муниципальных архивах — 1,5%).

В Украине за период 2003 — 2013 годов составлено 150 новых справочников типа путеводителя, в том числе: 5 кратких справочников по фондам архива, 51 путеводитель по фондам архива (путеводителей — 17, аннотированных реестров описей фондов — 30, кинолетописей — 4), 54 тематических путеводителя и справочника по фондам архива, 9 межархивных кратких справочников по архивам, 2 межархивных кратких справочника по фондам архивов, 29 межархивных тематических путеводителей и справочников. Как самостоятельный тип архивного справочника развиваются указатели: за 2003 — 2013 годы подготовлено 7 указателей и 2 справочника-указателя. Подготовка справочных изданий осуществлялась согласно Перспективному плану научно-издательской работы на 2009 — 2013 годы и программам подготовки архивных справочников на 2009 — 2010 годы (опубликовано 17 изданий), 2011 — 2013 годы (опубликовано 19 изданий). В 2000 году архивной службой утверждена программа подготовки справочных изданий «Архивные собрания Украины» в рамках двух серий («Путеводители» и «Специальные справочники»), которая призвана обеспечить каждый архив путеводителем нового поколения, аннотированным реестром описей фондов, буклетами и другой справочной литературой. Особое внимание обращено на межархивные тематические справочники, в которых остро нуждается научная общественность («Реестр рассекреченных архивных фондов Украины», «Сводный каталог метрических книг, хранящихся в государственных архивах Украины»).

В целях облегчения доступа пользователей к справочному аппарату и ускорения поиска необходимой информации архивные службы параллельно с разработкой НСА осуществляют его перевод в электронный вид, принимают меры по обеспечению удаленного доступа пользователей к нему, в том числе посредством Интернета.

В Азербайджанской Республике часть традиционных карточных каталогов переведена в электронный формат. В последние годы этот вид работы ведется ускоренными темпами. В частности, подготовлена электронная версия 24 515 фотодокументов, посвященных общенациональному лидеру Гейдару Алиеву. В будущем планируется подготовка электронного каталога на 346 444 фотодокумента.

В Республике Армения начиная с 2000 года ведется программная работа по созданию и пополнению электронной базы данных о составе и содержании документов государственного архива. По состоянию на 1 января 2014 года в базу включено более 900 тыс. позиций, ежегодный прирост составляет более 50 тыс. Осуществляется последовательный переход к созданию справочно-поисковых средств (в том числе описей дел, документов) в электронном виде. В ближайшее время предполагается завершить подготовку путеводителя по Национальному архиву Армении и разместить его на интернет-сайте архива. Планируется провести комплекс мероприятий по совершенствованию интернет-сайта Национального архива Армении и его пополнению сведениями о составе и содержании архивных документов, находящихся в архивной сети страны. В ближайших планах создание информационной системы свободного доступа к базе данных архивных документов и единой базе данных о местах хранения документов по личному составу.

В государственных архивах Республики Беларусь по состоянию на 1 января 2014 года в эксплуатации находилась 151 тематическая база данных (в 2003 году — 49). Для создания автоматизированного НСА разработан программный модуль «Научно-справочный аппарат» в составе Автоматизированной информационной системы государственного архива. С момента его ввода в эксплуатацию в 2011 году государственные архивы приступили к созданию системы электронных каталогов. В настоящее время в электронные каталоги государственных архивов включено более 300 тыс. описаний. В 2011 году в государственных архивах на плановой основе началось создание описей дел в электронном виде. В целях ускорения этого процесса в Правила работы архивов государственных органов и иных организаций включена норма о передаче в государственный архив одновременно с оформленными и утвержденными в установленном порядке экземплярами законченных описей дел на бумажном носителе экземпляров законченных описей дел в электронном виде. Широкий круг пользователей архивной информации имеет возможность ознакомиться с составом фондов, в том числе и в автоматизированном режиме как в самих государственных архивах, так и на отраслевом интернет-сайте «Архивы Беларуси». На указанном интернет-сайте в разделе «Научно-справочный аппарат» размещена полная информация, относящаяся к системе НСА государственных архивных учреждений Республики Беларусь. Отдельная рубрика «Архивные справочники» предоставляет широкому кругу пользователей доступ к представительской информации и самим справочникам. За период 2003 — 2013 годов в Интернет выставлено 11 справочников. Информация, дающая представление о системах НСА Национального архива Республики Беларусь, Национального исторического архива Беларуси, Зонального государственного архива в г. Молодечно, размещена на интернет-сайтах этих учреждений.

В Республике Казахстан процессы каталогизации совершенствуются с помощью современных информационных технологий, создаются компьютерные базы данных. Органы архивной службы рекомендуют организациям — источникам комплектования при передаче описей на бумажном носителе одновременно предоставлять и их электронные версии. Ряд архивов в плановом порядке приступили к оцифровке описей документов как постоянного, так и временного хранения. В некоторых областях создаются базы данных по наиболее часто запрашиваемым решениям местных уполномоченных органов (решения акиматов о выдаче земельных участков, приватизации недвижимого имущества и др.).

В Кыргызской Республике часть традиционных карточных каталогов на аудиовизуальные документы переведена в электронный формат: полностью автоматизирован кинокаталог, продолжается работа с фотокаталогом. Создавались новые каталоги в электронном формате (решения центральных и местных органов государственной власти, награждение граждан государственными наградами и др.). Архивное агентство планирует разместить все разработанные ранее справочники-путеводители на ведомственном сайте. Архивные описи составляются традиционным способом, в электронном формате описей пока нет.

В Российской Федерации применяемый программный комплекс «Архивный фонд» позволяет формировать автоматизированный НСА, интегрированный с оцифрованными образами описей и документов. По состоянию на 1 января 2014 года в государственных архивах функционирует 2 100 баз данных о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации (в федеральных — 120, государственных архивах субъектов Федерации — 951, муниципальных — 1 059). В ряде архивов создавались информационно-поисковые системы (информационно-поисковая система по фондам Государственного архива Российской Федерации, информационные ресурсы государственных архивов Санкт-Петербурга, каталог фондов Государственного архива Пермского края, электронный НСА Государственного архива научно-политической истории Кировской области и др.). Большая работа проделана по оцифровке архивных описей. В федеральных архивах оцифровано 27% архивных описей, в цифровом формате представлено более 1,8 млн заголовков дел. Хотя появилась возможность ознакомиться с описями в читальном зале и онлайн-режиме, коллекция графических образов не позволяет проводить автоматизированный поиск. Куда большие удобства предоставляют пользователям описи, переведенные в формат базы данных, с возможностью простого и расширенного поиска. На портале «Архивы России» представлена база данных «Путеводители по российским архивам», включая 135 справочников типа путеводителя (34 — по федеральным, 101 — по государственным архивам субъектов федерации), опубликованных в период с 1987 по 2011 год. В результате оцифровки и структурирования текстов традиционных путеводителей исследователи получили возможность проводить поиск по всей совокупности путеводителей, отдельным путеводителям, описаниям фондов. Кроме того, на портале «Архивы России» представлены различные электронные справочники российских архивов, имеющие и индивидуальные постоянные адреса, что облегчает их интеграцию в общее информационное пространство.

В Украине внедрение автоматизированного НСА ускоряет и упрощает процесс поиска информации, максимально обеспечивает реальную доступность документной информации архивов пользователям. В 2003 — 2013 годах часть традиционных карточных каталогов (наиболее востребованные разделы) переведена в электронный формат; создавались новые каталоги в электронном формате. Идет процесс составления архивных описей в электронном формате.

Для повышения качества представления, систематизации и индексирования архивной информации в архивных справочниках в Республике Беларусь (2012 год), Российской Федерации (2007 год), Украине (2006 год) разработаны новые схемы классификации документной информации. В Кыргызской Республике новый национальный классификатор не разрабатывался, государственные архивы используют российскую разработку. В других государствах применяются советские классификационные схемы.

В государствах — участниках СНГ НСА предоставляется пользователям в полном объеме и на безвозмездной основе. Частично доступ пользователей ограничен к некоторым видам каталогов, базам данных, а также секретной и иной охраняемой законодательством информации.

Проведенный анализ показал, что в последние годы в государствах — участниках СНГ отмечается интенсивное развитие НСА, что обусловлено как ростом интереса к документной информации, сохраняемой в государственных архивах, так и развитием информационных технологий, использование которых позволяет шире и доступнее представлять огромные массивы ретроспективной информации.

Вместе с тем архивные службы государств — участников СНГ отмечают наличие ряда проблем, препятствующих дальнейшему развитию систем НСА.

  1. В Республике Беларусь и Российской Федерации отмечается потребность в унификации и стандартизации процесса создания информационно-поисковых систем, а также архивного описания. Автоматизированные информационно-поисковые системы, существующие в различных архивах, различаются по структуре, техническим характеристикам, методике заполнения полей и другим параметрам. Это серьезно затрудняет дальнейшую интеграцию их в единую информационную сеть.
  2. Некоторые справочники, созданные ранее с применением автоматизированных технологий, разработаны на устаревших платформах, требуется их перевод на современные системы.

 

VIII. Использование архивных документов и доступ к ним

 

Одним из основных направлений деятельности архивных служб государств — участников СНГ является организация использования архивных документов и информации, обеспечение доступа пользователей к ним.

В государственных архивах развитие получили все основные формы использования архивных документов: информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами; предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; экспонирование архивных документов на выставках; использование архивных документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий; публикация архивных документов.

Во всех государствах отмечаются стабильно высокие показатели количества социально-правовых, тематических и генеалогических запросов, поступающих в государственные архивы от физических и юридических лиц. Запросы поступают как от граждан своих государств, так и иностранных граждан. При исполнении социально-правовых запросов, поступающих из государств — участников СНГ, архивные службы руководствуются Соглашением о принципах и формах взаимодействия государств — участников СНГ в области использования архивной информации от 4 июня 1999 года.

В период 2003 — 2013 годов количество социально-правовых запросов возросло в Азербайджанской Республике.

В Республике Армения за этот же период было получено около 200 тыс. запросов и заявлений граждан и организаций, по результатам рассмотрения которых были выданы архивные справки.

В Республике Беларусь в 2003 — 2013 годах государственными архивами было исполнено 40 311 тематических, 48 776 биографических и 2 745 генеалогических запросов. Объем исполненных запросов социально-правового характера составил 317 780. В среднем ежегодно государственными архивами исполнялось порядка 3 500, 8 000, 250 и 29 000 тематических, биографических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера соответственно.

В Республике Казахстан государственные услуги по выдаче архивных справок и копий архивных документов оказываются ежегодно более чем 300 тыс. гражданам. По запросам организаций исполняется около 30 тыс. запросов по вопросам политического, экономического, культурного развития республики и ее регионов. Всего в 1999 — 2012 годах государственными архивами обработано более 3 млн запросов социально-правового и тематического характера.

Ежегодно возрастает количество запросов социально-правового характера в Кыргызской Республике, что связано с изменением пенсионного законодательства и миграцией населения. За последние 10 лет количество запросов возросло с 29 795 до 79 425 (в 2,7 раза).

В Российской Федерации за период с 2003 по 2012 год количество исполненных социально-правовых запросов возросло с 1,8 до более чем 5 млн (из них от 25 до 65% — на предоставление информации в Пенсионный фонд Российской Федерации). В 2013 году только федеральными архивами было исполнено около 20 тыс. тематических запросов и почти 26 тыс. обращений социально-правового характера. В связи с существенным увеличением количества запросов и необходимостью организации эффективной работы по их исполнению принято решение создать единый Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов, который начал работать в июне 2014 года. Завершается работа по созданию базы данных о местах хранения документов по личному составу, которая позволит организовывать оперативное исполнение запросов социально-правового характера.

Архивные учреждения Украины в период с 2003 по 2013 год ежегодно исполняли около 36 тыс. тематических запросов, 340 тыс. запросов социально-правового характера и 2 тыс. генеалогических запросов. При этом следует отметить, что начиная с 2012 года количество исполняемых украинскими архивистами запросов социально-правового характера является стабильным, увеличиваясь не более чем на 2 — 3% ежегодно, хотя для периода проведения пенсионной реформы в начале 2000-х годов был характерен более стремительный рост объема таких запросов.

Тематика большинства социально-правовых запросов касается имущественных прав граждан, а также трудовых отношений работников со своими работодателями. В Республике Беларусь отмечается снижение доли запросов о предоставлении сведений о пребывании граждан в местах принудительного содержания, созданных нацистами в годы Великой Отечественной войны, об угоне населения на принудительные работы в Германию и другие страны Европы в период оккупации Беларуси в 1941 — 1944 годах, а также участии в партизанском движении. В государственных архивах западного региона получили распространение запросы социально-правового характера от граждан Республики Польша о документальном подтверждении фактов владения недвижимым имуществом на территории Беларуси.

Во всех государствах запросы социально-правового характера выполняются государственными архивами бесплатно. Источниками финансирования выполнения и пересылки ответов на социально-правовые запросы в разных странах являются бюджетные средства, собственные средства архивных учреждений, средства потребителей социально-правовых запросов.

На платной основе выполняются тематические и генеалогические запросы, запросы о подтверждении имущественных прав на землю и недвижимое имущество, биографические и фактографические запросы. В случаях отсутствия в архиве соответствующих документов и необходимой информации заявителям даются консультативные советы о возможном местонахождении соответствующих основополагающих документов.

В Республике Беларусь, Республике Казахстан, Российской Федерации в соответствии с законодательством организован прием запросов граждан с использованием электронной почты и (или) веб-порталов (веб-сайтов). Удельный вес таких обращений пока относительно невысок (в Республике Беларусь — 4,5%).

Государственные архивы обеспечивают доступ пользователей к хранящимся в них документам через читальные залы. За период с 2003 по 2013 год в читальных залах государственного архива Республики Армения работало более 5 тыс. пользователей (выдано через читальные залы около 1 млн архивных дел и документов), Республики Беларусь — 40,7 тыс. пользователей (в среднем 3,5 тыс. в год). В Республике Казахстан через читальные залы государственных архивов ежегодно выдается пользователям более 1 млн дел. В Российской Федерации за последнее 10-летие читальные залы федеральных архивов ежегодно посещали более 10 тыс. человек, читальные залы всех архивов — более 100 тыс. человек. В читальных залах архивных учреждений Украины с 2003 по 2013 год работало 265 тыс. пользователей (в среднем регистрируется более 24 тыс. пользователей в год), которым ежегодно выдается около 450 тыс. дел. Следует отметить, что количество пользователей в читальных залах архивных учреждений Украины характеризуется стабильно высоким показателем, что свидетельствует о возрастании интереса как исследователей, так и простых граждан к историческому прошлому украинского народа, наиболее популярной является тематика краеведческого характера, а также связанная с историей национально-освободительного движения.

Архивные службы прилагают значительные усилия по оснащению и переоснащению читальных залов необходимыми техническими средствами, позволяющими осуществлять быстрый поиск ретроспективной документной информации и получать оперативный доступ к ней, в том числе с применением средств автоматизации. Плата за пользование архивными документами и имеющимся в архивах научно-справочным аппаратом не взимается.

Значительная работа проводится архивными органами и учреждениями в части научного использования документов и информации при подготовке научных работ, сборников архивных документов, экспонировании архивных документов на выставках, публикации документов в средствах массовой информации, при проведении иных информационных мероприятий.

В Азербайджанской Республике в 2003 — 2013 годах подготовлено более 300 выставок архивных документов, большое количество статей, радио- и телепередач, посвященных юбилейным датам, знаменательным событиям, выдающимся деятелям страны. Издано 4 сборника документов и осуществлено 6 публикаций документов. Опубликовано более 60 тематических перечней документов.

В Республике Армения подготовлены и изданы (в том числе совместно с другими организациями) 15 сборников документов и материалов, определенная часть которых была подготовлена по решениям правительственных юбилейных комиссий.

В Республике Беларусь в 2003 — 2013 годах государственными архивами была организована 851 выставка документов, выпущен в свет 131 сборник документов, включая справочные издания. Период Великой Отечественной войны нашел широкое отражение в выпущенных государственными архивами документальных сборниках.

В Республике Казахстан с 1999 по 2012 год организован выход 4 тыс. теле- и радиопередач, подготовлено около 13 тыс. публикаций и сборников. На основе документов Национального архивного фонда проведено более 3 тыс. выставок архивных документов. Издаются около 20 сборников документов.

В Кыргызской Республике за последнее 10-летие архивистами самостоятельно или совместно с другими учреждениями подготовлено 13 сборников документов.

Государственные архивы Российской Федерации ведут активную выставочную деятельность. Два выставочных зала федеральных архивов в Москве и Санкт-Петербурге ежегодно проводят до 10 архивных выставок. Кроме того, федеральные архивы экспонируют свои документы на других площадках. Архивными учреждениями субъектов Российской Федерации ежегодно реализуются сотни выставочных проектов. За период с 2005 по 2013 год только учреждениями федерального уровня было подготовлено 337 сборников архивных документов, в том числе по актуальным историческим темам, которые часто подвергаются искажениям и фальсификациям. Некоторые сборники архивных документов размещены на портале «Архивы России». В целом по Российской Федерации за последние 10 лет были изданы тысячи документальных публикаций.

В Украине издательская деятельность (подготовка сборников документов, научных исследований, монографий, биографических и справочных изданий) была направлена на выполнение пятилетних перспективных планов научно-издательской работы на 2004 — 2008 и на 2009 — 2013 годы. Активно развивается сотрудничество украинских архивистов с представителями средств массовой информации и общественностью, о чем свидетельствуют стабильно высокие показатели подготовленных ими выставок, публикаций в печатных СМИ, теле- и радиопередач. В течение 2003 — 2013 годов архивные учреждения Украины ежегодно готовили около 1 тыс. выставок архивных документов, 500 радио- и 350 телепередач, 1,4 тыс. документальных публикаций для печатных СМИ.

Основная тематика выставок, сборников документов, теле- и радиопередач, как правило, посвящена юбилейным датам, иным знаменательным событиям в истории государств — участников СНГ, юбилейным датам видных деятелей национальной истории. Большое внимание в выставочной и издательской деятельности государств — участников СНГ уделялось тематике Великой Отечественной войны, становлению и развитию национальной государственности.

В Республике Армения, Республике Беларусь, Российской Федерации, Украине для популяризации архивных документов используется отраслевая периодическая печать.

Широкий доступ общественности к архивной информации обеспечивается также с помощью электронных средств массовой информации, интернет-порталов архивных служб, веб-сайтов государственных архивных учреждений. Реализация интернет-проектов по актуальным историческим темам, предусматривающих размещение архивных документов в специальных рубриках интернет-сайтов, прочно вошла в практику работы архивных учреждений Республики Беларусь, Российской Федерации, Украины. Архивные службы отмечают возрастающую тенденцию использования потенциала электронных СМИ в области использования документов и информации.

Архивные службы государств — участников СНГ отмечают активное сотрудничество в сфере научного использования документов при подготовке совместных выставок, издании совместных сборников. Многие мероприятия имеют широкий общественный резонанс.

Доступ к документам архивных фондов осуществляется в соответствии с законодательством государств — участников СНГ. Иностранные граждане имеют право доступа к архивным документам на общих основаниях.

Ограничения в доступе к архивным документам могут быть установлены по следующим основаниям: защита государственных секретов и обеспечение государственной безопасности, защита личной тайны и интересов граждан, плохая физическая сохранность оригиналов документов (для использования предоставляются копии взамен оригиналов), ограничения, установленные фондообразователями (главным образом если ими являются негосударственные организации и физические лица).

Государственные архивы проводят работу по рассекречиванию хранящихся в них документов.

В Республике Беларусь рассекречивание проводилось главным образом в отношении документов бывших архивов Коммунистической партии Беларуси. Рассекречено более 2 млн единиц хранения (83% общего количества партийных документов).

В Российской Федерации в течение 2013 года на открытое хранение переведено более 14,5 тыс. дел федеральных архивов. На официальном веб-портале «Архивы России» представлена база данных рассекреченных документов федеральных архивов. Удельный вес секретных документов в федеральных архивах составляет менее 4%, в остальных государственных архивах — примерно 2%.

В Украине за период с 2005 по 2013 год удельный вес секретных дел сократился с 1,1 до 0,18%. При этом количество документов, которые были засекречены в период существования СССР и переведены в указанный период на открытое хранение, составляет 47% общего количества рассекреченных архивистами единиц хранения.

Работы по рассекречиванию ведутся в строгом соответствии с законодательством. В Кыргызской Республике и Российской Федерации для этих целей созданы межведомственные комиссии, архивные службы отмечают невысокие темпы рассекречивания документов. Архивная служба Республики Беларусь отмечает усложнение процесса рассекречивания после принятия в 2011 году нового закона о государственных секретах.

Значительно активизировался процесс рассекречивания документов в Украине. В 2007 — 2008 годах в научный оборот введен большой массив документов о Голодоморе 1932 — 1933 годов, в 2010 году завершена работа по рассекречиванию дел о лагерях и захоронениях немецких военнопленных и интернированных в годы Второй мировой войны, а также о местах захоронения умерших в лагерях. Опубликован в трех томах, пяти книгах межархивный справочник «Реестр рассекреченных архивных фондов Украины». Полнотекстовая версия размещена на официальном веб-портале «Архивы Украины», где содержится информация о фондах, коллекциях, фотодокументах, которые полностью или частично были рассекречены архивистами Украины в период с 1986 по 2010 год.

Все большее значение в организации использования архивных документов приобретает Интернет. Вместе с тем сохраняется высокая посещаемость читальных залов государственных архивов.

В то же время в организации использования архивных документов и информации архивные службы государств — участников СНГ отмечают наличие ряда проблем.

  1. Определенные сложности имеются с финансированием мероприятий по подготовке и проведению архивных выставок, изданию сборников документов.

2. В системе архивной службы Республики Беларусь отсутствует выставочный зал для экспонирования архивных документов. Хотя для экспонирования документов используются иные возможности, некоторые выставки остаются доступными для общественности только в зданиях самих архивов, в связи с чем носят кулуарный характер.

Часть 1   Часть 2   Часть 3   Часть 4

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code