Решение Совета глав правительств СНГ «О состоянии архивного дела в государствах — участниках СНГ» Часть 2

Часть 1   Часть 2   Часть 3   Часть 4

  1. Материально-техническое обеспечение

При решении вопросов материально-технического обеспечения основные усилия архивных служб государств — участников СНГ направлены на создание условий для приема и хранения архивных документов: строительство, реконструкцию и ремонт зданий архивов; оснащение архивов и специальных лабораторий необходимой техникой и оборудованием.

В решении вопросов строительства, реконструкции и ремонта зданий и помещений во всех государствах достигнуты определенные успехи.

В Азербайджанской Республике построено три новых архивохранилища: два — в регионах, одно — для Государственного архива кинофотодокументов. Введенное в эксплуатацию в 2012 году новое здание Государственного архива кинофотодокументов рассчитано на хранение 40 тыс. кинодокументов. Кроме того, в 2003 — 2013 годах в ведение архивной отрасли было передано 28 зданий. В четырех зданиях государственных архивов республиканского подчинения, а также в здании Государственного архива Нахичеванской Автономной Республики проведены реконструкция и капитальный ремонт.

В Республике Армения отремонтированы главный корпус и другие помещения государственного архива. Три технических этажа архивохранилищ реконструированы в хранилища с передвижными стеллажами, сданы в эксплуатацию три локальные котельни. Отремонтированы и оснащены необходимым оборудованием четыре подземных архивохранилища. Проведены ремонтные работы в 20 помещениях территориальных подразделений Национального архива. В настоящее время архивная система полностью обеспечена специально построенными и большей частью приспособленными зданиями и помещениями, в том числе решена проблема обеспеченности помещениями территориальных подразделений архива, приспособленными главным образом для хранения архивных документов.

В Республике Беларусь проведены работы по капитальному ремонту и реконструкции зданий государственных архивов в городах Витебске, Орше (Витебская область), Гродно, Лиде (Гродненская область), Борисове, Минске Молодечно (Минская область), Жлобине, Речице (Гомельская область). Завершено проектирование строительства нового здания для государственного архива в г. Слуцке (Минская область). Принято решение о начале строительства здания для создаваемого Государственного архива г. Минска.

Во всех государственных архивах осуществлялись работы по текущему ремонту и поддержанию помещений в состоянии, пригодном для эксплуатации. Проводились ремонтно-реставрационные работы фасадов четырех зданий государственных архивов, являющихся памятниками истории и архитектуры XVII — XVIII веков. Различные виды работ по капитальному ремонту и реконструкции фасадов зданий осуществлялись еще в трех государственных архивах.

Продолжаются начатые в 2011 году капитальные строительные работы в здании Центральной лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и в одном из зданий Государственного архива Брестской области.

В Республике Казахстан в последние годы отмечается положительная тенденция строительства новых архивохранилищ. В 2006 году построено здание Национального архива Республики Казахстан, в 2012 году построено и в 2013 году введено в эксплуатацию здание Центрального государственного архива г. Алматы на 5 млн единиц хранения, что позволило решить вопрос сохранности архивных документов самого большого мегаполиса страны. В 2013 году завершена пристройка к зданию Государственного архива Мангистауской области. В 2014 году построено новое здание для Государственного архива Алматинской области, начато строительство зданий Государственных архивов г. Шымкента и Кызылординской области.

В Кыргызской Республике из-за сложной экономической ситуации капитальное строительство объектов для государственной архивной службы не велось более 30 лет. Лишь в последние два года построено новое здание для Базар-Коргонского районного архива, сгоревшего в ходе межнациональных столкновений летом 2010 года, сданы в эксплуатацию новые здания Ошского городского и Чаткальского районного архивов.

За последние годы на баланс принято несколько региональных архивов. Местными органами государственной власти и местного самоуправления региональным архивам предоставлялись новые или дополнительные здания и помещения. Осуществлялись пристройки к имеющимся зданиям архивов (Джалал-Абадский областной, Иссык-Атинский, Иссык-Кульский районные и др.). По мере финансирования проводится капитальный ремонт зданий.

В Российской Федерации в 2005 году построен новый комплекс зданий для Российского государственного исторического архива, который является одним из наиболее технически оснащенных архивных зданий не только в России, но и в Европе, что позволяет в полном объеме обеспечить нормативные условия хранения более 6,5 млн дел по истории России XVIII — XX веков. Отвечают современным требованиям обеспечения сохранности документов построенные в 2006 году новое здание Российского государственного архива Военно-Морского Флота, в 2009 году — здание Российского государственного архива научно-технической документации. Введен в строй комплекс архивохранилищ Российского государственного архива экономики в поселении Вороновское на территории Новой Москвы. В 2011 году завершено строительство нового лабораторного корпуса Центра хранения страхового фонда, оснащенного современным оборудованием для контроля качества микроформ страхового фонда.

В рамках реализации Федеральной адресной инвестиционной программы началось строительство нового современного корпуса Российского государственного архива кинофотодокументов в г. Красногорске Московской области.

Проводились реставрационно-ремонтные работы зданий федеральных архивов, имеющих историко-культурную ценность (Российский государственный архив древних актов, Российский государственный архив Военно-Морского Флота, Российский государственный военно-исторический архив), улучшившие условия хранения национальных документальных раритетов и восстановившие внутренний облик памятников истории и культуры.

Значительный комплекс работ по строительству, реконструкции и ремонту зданий и помещений для государственных и муниципальных архивов выполнен в субъектах Российской Федерации и муниципальных образованиях. Введены в эксплуатацию здания государственных архивов Калининградской, Смоленской, Томской областей, пристройки к зданию Госархива Красноярского края, корпус лаборатории микрофильмирования Государственного архива историко-политических документов Московской области (г. Пушкино Московской области). Завершена реконструкция зданий государственных архивов Республики Тыва, Республики Чувашия, Пермского края, Ивановской, Ленинградской (в г. Выборге) областей. Специально построены здания для Железнодорожного, Одинцовского и Щелковского муниципальных архивов Московской области.

Продолжается реконструкция зданий государственных архивов Калужской и Новгородской областей за счет средств субъектов Российской Федерации при поддержке федерального бюджета.

В Украине в 12 зданиях государственных архивов отремонтировано помещений площадью 2 209,48 кв. м. В 2013 году заменены помещения 13 архивных отделов райгосадминистраций и 7 архивных отделов городских советов. Дополнительные помещения получили 12 архивных отделов райгосадминистраций и 12 архивных отделов городских советов.

С 2007 года в г. Киеве проводятся реконструкция и развитие комплекса сооружений центральных государственных архивов Украины. Реализация этого проекта позволит обеспечить комплектование центральных государственных архивов не менее чем на 100 лет, значительно улучшить условия хранения документов Национального архивного фонда.

Значительные улучшения в последнее десятилетие наблюдаются и в вопросах оснащения государственных архивных учреждений оборудованием, специальной техникой, системами жизнеобеспечения.

Полностью необходимым оборудованием оснащено новое здание Государственного архива кинофотодокументов Азербайджанской Республики. В главном и втором корпусах здания Государственного архива Республики Армения после реконструкции установлены новые системы кондиционирования воздуха, пожарной безопасности, охранные средства, передвижные стеллажи. Установка последних позволила в определенной степени решить проблему недостатка свободных площадей для новых поступлений. Архивные хранилища Республики Казахстан обеспечены современными системами пожаротушения и охранной сигнализации. Для Центрального государственного архива кинофотодокументов Республики Казахстан в 2013 году приобретен комплекс оборудования французского производства по переводу кинодокументов на пленочных носителях на цифровые форматы. В двух центральных архивах Кыргызской Республики при проведении капитального ремонта в 2007 — 2010 годах установлены пожарная сигнализация и системы автоматического пожаротушения.

В Республике Беларусь, как правило, все вводимые в эксплуатацию новые, реконструированные и капитально отремонтированные здания государственных архивов оснащаются современными техникой, средствами контроля и поддержания микроклимата, системами пожаротушения, видеонаблюдения, пожарной и охранной сигнализациями. Архивные учреждения получили устройства для специальной обработки документов и реставрационных работ, иное оборудование.

Мероприятия, направленные на укрепление материально-технической базы государственных архивных учреждений, финансируются преимущественно за счет средств государственных бюджетов. На эти цели направляются как средства центральных (республиканских, федеральных), так и местных бюджетов.

В Республике Беларусь и Российской Федерации укреплению материально-технической базы способствовала реализация государственных программ, принятых на правительственном уровне (Государственная программа «Архивы Беларуси» на 2011 — 2015 годы; Федеральная целевая программа «Культура России» на 2006 — 2011 и 2012 — 2018 годы). В этих государствах также был разработан и реализован ряд отраслевых (ведомственных) программ.

В то же время в Республике Беларусь на финансирование государственных архивных учреждений, в том числе мероприятий по развитию их материально-технической базы, направляются значительные внебюджетные средства, получаемые за счет приносящей доходы деятельности.

Проведенный анализ показал, что последнее десятилетие характеризуется положительными результатами в развитии материально-технической базы архивов большинства государств — участников СНГ. Для них строят специальные здания, выделяют средства на качественное оборудование хранилищ, развитие информационных технологий. Принимаемые архивными службами меры в части укрепления материально-технической базы архивов позволяют в целом поддерживать надлежащий режим хранения документов, проводить необходимые реставрационные работы, создавать страховой фонд документации и фонд пользования.

Вместе с тем в вопросах материально-технического обеспечения государственных архивных учреждений государств — участников СНГ остаются существенные проблемы.

  1. Некоторые здания архивов и архивохранилища находятся в неудовлетворительном состоянии. Сложная ситуация сложилась в Республике Армения, где специальные здания для архивов были построены еще в советское время только в г. Ереване, все остальные архивные помещения были приспособлены для этой цели. Большая часть этих помещений подлежит оснащению современными системами хранения архивных документов, а три из них — капитальному ремонту. В Республике Беларусь критическими являются условия хранения документов Зонального государственного архива в г. Кричеве (Могилевская область). Задача по переводу этого архива в другое, более приспособленное здание, не решается на протяжении многих лет. В здании, являющимся памятником архитектуры, размещаются Белорусский государственный архив научно-технической документации и Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства. В Кыргызской Республике из 65 архивов только 53 имеют собственные здания, 12 архивов расположены в зданиях, принадлежащих другим организациям. Только 9 архивов (14% общего количества) располагают типовыми архивохранилищами, 56 архивов находятся в приспособленных под архивы помещениях, в них, как правило, нарушаются требования хранения документов. 3 районных государственных архива (Сокулукский, Алабукинский и Кара-Буринский) расположены в аварийных саманных зданиях без фундамента постройки 1940 — 1950 годов. После землетрясения 2011 года серьезные повреждения получило здание Кызыл-Кийского городского архива, по заключению комиссии оно не подлежит восстановлению. Здания архивов, построенные в 1960 — 1970 годах, не отвечают современным требованиям хранения документов. В них отсутствуют системы кондиционирования воздуха, вследствие чего не поддерживается стандартный температурно-влажностный режим. Сезонные колебания температуры и влажности воздуха приводят к гибели документов. В Украине ряд государственных архивов центрального и областного подчинения размещены в культовых зданиях, где не обеспечены надлежащие условия хранения архивных документов (лишь в 2013 году удалось приблизиться к решению проблемы обеспечения надлежащими помещениями Центрального государственного научно-технического архива Украины, государственных архивов Одесской и Черниговской областей).
  2. Несмотря на серьезные улучшения в деле строительства и реконструкции архивных зданий, выделения дополнительных приспособленных помещений архивные службы отмечают нехватку площадей для хранения архивных документов. Архивная отрасль Азербайджанской Республики испытывает потребность в строительстве новых архивохранилищ примерно на 40 тыс. куб. м.

В Республике Беларусь ситуация с обеспеченностью площадями имеет тенденцию к улучшению: общая площадь архивохранилищ за отчетный период увеличилась в 1,23 раза. Однако количество государственных архивов с загруженностью 100% и более за последние 10 лет сократилась лишь на 3% (до 22%), степень загруженности 90% и более имеют две трети государственных архивов. За 10 лет лишь 8 архивов смогли уменьшить показатель загруженности, при этом только 3 государственных архива имеют достаточный резерв для комплектования.

В Кыргызской Республике более 150 тыс. дел подлежат срочному приему в архивы во избежание их утери. Однако 27 архивов из 65 не имеют возможности комплектоваться документами, поскольку их хранилища переполнены. Остальные архивы имеют загруженность от 90 до 100%.

В федеральных архивах Российской Федерации показатель средней загруженности за 2010 — 2013 годы снизился с 95 до 89%. Однако проблема «архивной полки» сохраняет свою остроту. На федеральном уровне загружены на 100% комплектующиеся Государственный архив Российской Федерации и Российский государственный архив фонодокументов. Полностью загружены государственные архивы 58% субъектов Российской Федерации. Только в 11 регионах (13%) для приема документов может быть использовано более 30% площадей. В более чем 62% субъектов Российской Федерации загруженность муниципальных архивов составляет от 45 до 90% и лишь в 5 регионах (6%) муниципальные архивы имеют достаточный резерв для комплектования.

В Украине количество государственных архивов, которые исчерпали резервы для комплектования документами или вплотную приблизились к предельной границе, с каждым годом увеличивается. Полностью исчерпана возможность для приема документов на хранение в 6 государственных архивах. На 90 — 99% заполнены хранилища еще в 14 государственных архивах.

  1. Слабая техническая оснащенность архивов.

Архивная служба Республики Армения отмечает, что по степени технической вооруженности ее архивная сеть отстает как от аналогичных систем развитых стран мира, так и ряда государств — участников СНГ.

В Кыргызской Республике лишь в 2 центральных госархивах при проведении капитального ремонта в 2007 — 2010 годах были установлены пожарная сигнализация и системы автоматического пожаротушения. Пожарную сигнализацию имеют еще 15 архивов. Остальные 48 архивов ее не имеют вовсе.

В Российской Федерации 11 из 15 федеральных архивов (73%) не оснащены современными системами автоматического пожаротушения, 27% — охранной сигнализации, 8% — пожарной сигнализации, 10% — современным электрооборудованием. В государственных архивах 6 субъектов (7%) Российской Федерации оснащенность современной охранно-пожарной сигнализацией составляет 50% и менее. В 19 регионах (23%) уровень оснащения техническими средствами защиты муниципальных архивов составляет менее 50%.

В Украине существует острая потребность в оснащении архивных помещений современными противопожарными средствами. Пожарной сигнализацией не обеспечено 4 государственных архива, в хранилищах 23 государственных архивов отсутствуют системы пожаротушения. Кроме того, имеющиеся сигнализации и системы пожаротушения часто находятся в нерабочем состоянии либо требуют ремонта.

Главной причиной, затрудняющей решение обозначенных выше проблем, является недостаток финансовых средств, выделяемых на укрепление материально-технической базы государственных архивных учреждений.

Недостаточное финансирование архивной отрасли отмечают архивные службы Азербайджанской Республики, Республики Армения, Республики Беларусь, Кыргызской Республики, Украины. В Кыргызской Республике в целях совершенствования материально-технической базы неудачей заканчивались неоднократно предпринимаемые Архивным агентством попытки принятия Государственной программы развития архивной отрасли (очередной вариант программы находится на рассмотрении компетентных органов). В неполном объеме финансировалась архивная отрасль Украины. К концу 2013 года не завершенным оставалось строительство государственных архивов Киевской, Тернопольской областей и г. Севастополя.

Увеличение общих объемов финансирования, его бесперебойный характер и полный объем отмечаются только архивной службой Российской Федерации. Тем не менее накопившиеся в предыдущие десятилетия проблемы вызывают озабоченность, их решение требует дополнительных финансовых вложений.

Архивные службы государств — участников СНГ считают необходимым принятие неотложных мер по созданию надлежащих условий для сохранения документального культурного наследия своих государств, расширения площадей архивохранилищ путем строительства новых помещений, выделения и приспособления уже имеющихся свободных зданий для государственных архивов, оснащения их современными оборудованием, техникой, системами жизнеобеспечения.

 

  1. Комплектование архивных фондов

 

Одной из важных задач архивной отрасли является пополнение архивных фондов документами, образовавшимися в деятельности государственных органов, иных организаций, выдающихся деятелей в сфере политики, науки, культуры и других направлений общественно-политической жизни. Качество комплектования архивов документами непосредственно влияет на качественный состав архивных фондов, их информационный потенциал, который в последующем будет востребован для решения научно-исторических, социальных, экономических, политических, культурных и практических задач.

Задачи, решаемые архивными службами государств — участников СНГ в части комплектования государственных архивов документами, методологические подходы к построению этого процесса одинаковы. Они базируются на основополагающих принципах советской школы архивоведения, но учитывают изменившиеся социально-политические и экономические условия, развитие информационных технологий, иные внешние факторы.

Показатели объема находящихся на хранении дел в государственных архивах и динамики приема документов на хранение приведены ниже.

Государства — участники СНГ Объем документов, находящихся на хранении по состоянию на 1 января 2014 г.

(млн ед. хранения)

Среднегодовой объем приема документов за период с 2003 по 2013 год

(тыс. единиц хранения)

Азербайджанская Республика Нет данных 67,5
Республика Армения 4,5 40
Республика Беларусь 12,5 134,5
Республика Казахстан 14,8

(+ 7,8 л/состава)

567,3
Кыргызская Республика Нет данных Нет данных
Российская Федерация
всего, 500 1 700 + 3 000 л/состава
в том числе:
федеральные архивы; 285 150 + 37 л/состава
государственные архивы субъектов федерации и муниципальные архивы 135 1 550 + 3 000 л/состава
Украина 57 Нет сопоставимых данных

 

Первоочередной задачей архивных служб является определение состава источников комплектования государственных архивов, т.е. наиболее значимых организаций и физических лиц, документы которых потенциально обладают наибольшей научно-исторической и иной ценностью. В разных государствах наблюдается разнонаправленная динамика в решении этого вопроса.

Рост количества источников комплектования отмечается в Азербайджанской Республике (на 66% до 7 147 за период с 2003 по 2013 год), Республике Казахстан (на 89% до 14 729 за период с 1999 по 2013 год), Кыргызской Республике (на 67% до 4 022 за период с 2003 по 2013 год). Устойчивая тенденция к сокращению количества источников комплектования наблюдается в Республике Беларусь (на 15,6% до 8 310 за период с 2002 по 2013 год), Российской Федерации (на 9% до 98 357 за период с 2003 по 2013 год), Украине (на 6% за период с 2003 по 2013 год).

Проведенный анализ показал, что изменение количества источников комплектования в разных государствах обусловлено объективными факторами.

Рост количества источников комплектования в Азербайджанской Республике, Республике Казахстан, Кыргызской Республике объясняется созданием новых государственных органов, прежде всего территориальных (муниципалитетов, местных представительств, региональных управлений и т.п.), которые согласно архивному законодательству являются одними из основных источников комплектования национальных архивных фондов. В Кыргызской Республике увеличение обоснованно также активизацией сотрудничества государственных архивов с организациями негосударственной формы собственности.

Сокращение количества источников комплектования в Республике Беларусь, Российской Федерации, Украине объясняется оптимизацией и совершенствованием структуры государственных органов и иных организаций, изменениями в административно-территориальном делении, ликвидацией, реорганизацией, реформированием бывших организаций — источников комплектования, утратой ими юридической самостоятельности. В Украине сокращение обоснованно также более взвешенным подходом к включению организаций в списки источников комплектования (в целях решения одной из основных задач комплектования — сокращения количества принимаемых на хранение документов при обеспечении максимальной информативности хранящихся в архивах фондов).

При определении источников комплектования архивные службы значительное внимание уделяют вопросам построения взаимоотношений с организациями негосударственного сектора экономики, общественными организациями и объединениями. Согласно законодательству государств — участников СНГ такие организации, объединения являются собственниками образующихся в их деятельности документов и вправе распоряжаться ими по собственному усмотрению в пределах установленных ограничений. В этих условиях включение негосударственных и общественных организаций, объединений в списки источников комплектования государственных архивов может быть осуществлено на договорной основе. Данный подход применяется в Азербайджанской Республике, Республике Беларусь, Кыргызской Республике, Украине. В то же время не комплектуются документами негосударственных организаций архивы Республики Армения (за исключением документов по личному составу).

Аналогичный подход применяется при комплектовании государственных архивов документами, образующимися в процессе жизни и деятельности физических лиц. На договорной основе на хранение в государственные архивы принимаются документы личного происхождения в Азербайджанской Республике, Республике Армения, Республике Беларусь, Республике Казахстан, Российской Федерации (ведутся отдельные списки граждан — источников комплектования), Украине. При этом в Республике Казахстан отмечается ежегодный рост количества документов личного происхождения, поступающих на государственное хранение.

На хранение в государственные архивы поступают документы постоянного хранения. Для повышения качества экспертизы ценности документов, определения сроков их хранения и отбора на постоянное хранение в Республике Армения, Республике Беларусь, Республике Казахстан, Российской Федерации разработаны перечни типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и иных организаций с указанием сроков хранения. При этом в Республике Беларусь и Российской Федерации отдельные перечни разработаны для управленческой и научно-технической документации, продолжается подготовка перечней документов, устанавливающих сроки хранения документов, образующихся в других сферах деятельности. Совместно с государственными органами архивные службы провели значительную работу по подготовке ведомственных перечней документов, которые закрепляют сроки хранения специфических для соответствующих отраслей документов.

В Республике Армения в государственные архивы поступают также документы по личному составу ликвидированных организаций, в том числе негосударственного сектора. В Кыргызской Республике документы по личному составу принимаются на хранение от организаций — источников комплектования в случае, если условия для их хранения не соответствуют установленным требованиям, а также от ликвидированных организаций независимо от формы собственности, в том числе не являющихся источниками комплектования.

Особая ситуация с комплектованием архивов документами ликвидированных негосударственных организаций, в том числе документами по личному составу, сложилась в Республике Беларусь. Архивное законодательство предусматривает установление постоянного срока хранения для определенных категорий документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, в том числе не являющихся источниками комплектования государственных архивов. В случае ликвидации таких организаций их документы постоянного хранения и документы по личному составу подлежат передаче на хранение в территориальные (городские и районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. Такой подход, по мнению белорусских архивистов, позволит в перспективе отбирать наиболее ценные документы ликвидированных негосударственных организаций и передавать их в государственные архивы, что обеспечит полноту комплектования национального архивного фонда документами его негосударственной части.

Одним из источников пополнения архивных фондов государств — участников СНГ являются документы по истории их народов, хранящиеся за рубежом. На плановой основе данная работа проводится в Республике Беларусь, Республике Казахстан, Российской Федерации, Украине. В Республике Беларусь в 2013 году разработана Концепция выявления, описания, учета и использования документов по истории и культуре Беларуси, хранящихся за рубежом. Концепция предусматривает создание сводного информационного ресурса «Архивная беларусика», который будет содержать сведения о таких документах и обеспечивать доступность содержащейся в нем информации государственным органам, иным организациям и гражданам страны. В Российской Федерации аналогичная база данных «Современная зарубежная архивная россика» на протяжении многих лет ведется ВНИИДАД.

В государственные архивы поступают как подлинники, так и копии выявленных за рубежом документов. Деятельность архивов по приобретению и возвращению документов широко освещается в средствах массовой информации и неизменно получает значительный общественный резонанс. Архивные службы государств — участников СНГ отмечают плодотворное сотрудничество по выявлению и обмену копиями соответствующих документов.

Новым вызовом для архивов государств — участников СНГ стала задача по приему на хранение в государственные архивы нетрадиционных видов документов, прежде всего электронных. К решению данного вопроса архивные службы государств — участников СНГ подходят по-разному.

Архивная служба Республики Армения полагает, что развитие электронного документооборота и увеличение роста объема электронных документов должно привести к изменению видового состава архивного фонда и в конечном счете — сокращению объема передаваемых в государственный архив документов на бумажном носителе. Это позволит решить проблему дефицита площадей в архивохранилищах для комплектования, но поставит новые задачи по созданию условий в архиве для приема на хранение электронных документов.

Иначе подходят к решению данной проблемы архивные службы Республики Беларусь и Российской Федерации. По их мнению, на первоначальном этапе возможно создание и функционирование исключительно в электронном виде управленческих документов только временного (до 10 лет) срока хранения. Массовый переход на прием в государственные архивы электронных управленческих документов постоянного хранения возможен только после устранения имеющихся в законодательстве противоречий в этой сфере, решения принципиальных методологических проблем, разработки и апробации методик приема, надлежащего технического оснащения государственных архивов, обучения их персонала.

Особого мнения придерживается архивная служба Украины, которая полагает необходимым нормативно закрепить обязательность создания бумажных копий электронных документов постоянного хранения и документов по личному составу, используемых в последующем для удовлетворения законных прав и интересов граждан.

В настоящее время государственные архивы почти всех государств принимают на постоянное хранение только аудиовизуальную электронную документацию. В Республике Беларусь в архив электронных документов, действующий в составе Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации (БелНИЦЭД), выборочно принимаются электронные базы данных, копии интернет-сайтов, а также банковская документация временного (до 10 лет) хранения (в рамках научного эксперимента и привлечения средств от приносящей доходы деятельности). В 2011 году в архив электронных документов БелНИЦЭД поступила также документация, в том числе первичная, по переписи населения государства 2009 года (аналогичная документация поступила на хранение в государственные архивы на бумажных носителях). В Российской Федерации в 2012 году зафиксирован один из первых случаев приема на постоянное хранение большого количества электронных документов: Государственный архив Российской Федерации принял около 1 000 дисков с материалами Всероссийской переписи населения за 2002 год.

Проведенный анализ показал, что архивные службы государств — участников СНГ в целом успешно решают задачи по комплектованию национальных архивных фондов, оперативно реагируют на политические и социально-экономические изменения в обществе, влияющие на полноту и качество комплектования, адекватно реагируют на возникающие проблемы.

Вместе с тем в вопросах комплектования архивных фондов государств — участников СНГ имеется ряд нерешенных проблем.

  1. Основной проблемой является недостаток свободных площадей в хранилищах государственных архивов. В этой связи архивная служба Республики Армения рассматривает возможность пересмотра критериев отбора документов на постоянное хранение, сокращения их видового состава, внесения соответствующих изменений в действующий примерный перечень документов с указанием сроков хранения. Несмотря на некоторые улучшения последних лет, в организациях Республики Беларусь на временном хранении сверх установленного законодательством срока остаются 26,5% дел, которые не могут быть приняты в государственные архивы из-за нехватки свободных площадей в них. В целях обеспечения сохранности документов органом архивного управления и государственными архивами заключаются договоры с организациями — источниками комплектования о продлении сроков временного хранения соответствующих документов. Из-за перегруженности архивохранилищ нарушаются определенные законодательством сроки ведомственного хранения документов в отдельных регионах Кыргызской Республики. Нехватка площадей для хранения архивных документов является сдерживающим фактором в комплектовании и причиной нарушения установленных законодательством сроков передачи документов на государственное хранение в Российской Федерации и Украине.
  2. Общей для архивных служб всех государств является проблема создания условий для приема и последующей организации хранения и использования электронных документов, разработки оптимальной методики приема, надлежащего технического оснащения государственных архивов, обучения персонала.
  3. Одной из проблем являются сложности в комплектовании государственных архивов документами негосударственной части национальных архивных фондов. Архивные службы Республики Беларусь и Украины отмечают нежелание негосударственных организаций и физических лиц передавать документы на государственное хранение, заключать соответствующие договоры. В условиях формирования и развития рыночной экономики, приватизации государственной собственности данный фактор является одним из главных, обусловливающих сокращение количества источников комплектования в этих государствах. В результате обедняется состав документов негосударственной части национальных архивных фондов, сохраняемой в государственных архивах. Нормативное закрепление постоянного срока хранения для определенных категорий документов негосударственных организаций с последующей их обязательной передачей в случае ликвидации на хранение в территориальные архивы лишь частично решает данную проблему в Республике Беларусь. Необходимость расширения видового состава организаций — источников комплектования отмечается также архивной службой Российской Федерации.
  4. Среди существенных проблем комплектования архивисты Республики Беларусь и Украины отмечают недостаток финансовых средств на приобретение документов, в том числе выставляемых на продажу на аукционах. Отмечается также нехватка средств на осуществление деятельности по выявлению документов, хранящихся за рубежом. Отсутствие средств затрудняет разработку программного обеспечения для базы данных «Архивная беларусика».
  5. Архивные службы государств — участников СНГ отмечают, что решение основных проблем комплектования непосредственно зависит от принимаемых мер по улучшению материально-технического обеспечения государственных архивных учреждений.

Часть 1   Часть 2   Часть 3   Часть 4

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code