СЭД в России: основные тенденции развития ИТ-решений для автоматизации документооборота

Сегодня, когда экономика нашей страны переживает сложные времена, автоматизация документооборота становится одним из ключевых способов повышения эффективности принятия управленческих решений любой организации, повышения конкурентоспособности, основной для оптимизации расходов. Именно поэтому вопросу выбора и внедрения системы для автоматизации документооборота исследователи и ученые уделяют значительное внимание, а итоги реализации проектов активно изучаются как на материалах реальных компаний, так и путем проведения анкетирования на специализированных выставках, форумах и конференциях <1>. Полученные данные ложатся в основу анализа функциональных и технических возможностей ИТ-решений, дают информацию по применению инновационных технологий, позволяющих сделать работу пользователей систем максимально удобной и эффективной.

———————————

<1> Исследование рынка СЭД, проведенное на ежегодной конференции DocFlow // [информационный ресурс], http://www.docflow.ru/news/analytics/detail.php?ID=29537&utm_source=DOCFLOW&utm_campaign=4beec9b544-_1_28_2015&utm_medium=email&utm_term=0_ff68a47b94-4beec9b544-38148953.

Анализ рынка СЭД компании Tadviser // [Информационный ресурс]. http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94.

 

Приступая к реализации проекта по автоматизации документооборота, коммерческий и государственные компании задаются вопросом, как правильно выбрать систему, внедрить и максимально использовать ее функциональные и технические возможности, чтобы в кратчайшие сроки вернуть инвестированные в проект средства.

С одной стороны, ответ на эти вопросы очевиден — это оптимизация и автоматизация с помощью выбранного ИТ-решения наиболее трудозатратных процессов и процедур. С другой стороны, анализ вопросов подталкивает проектную группу к более детальному изучению возможностей современных СЭД <2>, к определению тенденций их развития. При этом часто речь идет не только о стандартном делопроизводственном функционале систем, позволяющих регистрировать, согласовывать или подписывать документы, контролировать сроки исполнения и формировать различные отчеты. Сегодня для компаний представляет интерес полномасштабное использование системы в условиях динамично меняющегося законодательства, получение возможности оперативно обрабатывать массивы документов, выполнять задачи или принимать решения, контролировать эффективность работы персонала, автоматизировать сложные или связанные процессы.

———————————

<2> Под СЭД в публикации понимается как собственно система электронного документооборота, так и современные системы управления контентом (ECM-системы), имеющие более широкие функциональные возможности.

 

В статье рассматриваются основные направления изменения современного рынка СЭД, сделана попытка, обобщив информацию, полученную из различных публичных источников, дать анализ некоторых тенденций с точки зрения рисков.

Мобильность — одна из важных функциональных возможностей, востребованных современным бизнес-сообществом.

Более десяти лет назад, когда получили широкое распространение мобильные телефоны, сложно было представить, что совсем скоро с помощью этих гаджетов можно будет писать письма, управлять своим календарем, полноценно работать с документами. Стоит отметить, что первоначально (да и сейчас во многих случаях это именно так) возможность удаленно работать с документами и информацией предоставлялась топ-менеджерам организаций через специальные устройства и модули систем, позволяя выполнять возложенные на них функции вне кабинета или даже вне офиса.

Быстрое развитие, доступность и глубокая повсеместная интеграция информационных технологий в повседневную жизнь общества изменили подходы в применении мобильных устройств. В современном мире вопрос предоставления возможности удаленно, мобильно работать с документами или информацией рассматривается уже на уровне менеджеров среднего звена или даже рядового исполнителя. Подобное изменение вызвано не только практически моментальным распространением и принятием современных технологий широкой аудиторией, но и заинтересованностью компаний создавать максимально эффективные условия работы ключевых участников процессов и процедур. Таким образом, менеджер среднего звена (например, руководитель структурного подразделения), выполняя работу в рамках своих должностных обязанностей, может даже вне офиса принимать участие в подготовке материалов, согласовании документов, формировании необходимых отчетов по документам и задачам, планировании деятельности подразделения.

Такой подход в организации работы персонала компании влечет определенные затраты на закупку дополнительных лицензий и оборудования. Однако при правильной организации процесса компании получают возможность максимально эффективно использовать рабочее время персонала, а значит, сократить сроки решения служебных задач, ускорить динамику развития самой компании, повысить эффективность принятия управленческих решений. Таким образом, правильное применение мобильных технологий позволяет оптимизировать операционные расходы, повысить конкурентоспособность.

Стоит отметить, что мобильные решения для работы с документами сегодня представлены у всех ведущих компаний — разработчиков СЭД (могут быть различия в функционале и пользовательском интерфейсе).

СЭД и корпоративная информационная среда — звенья единой цепи.

В современных условиях, как никогда ранее, компании нацелены на максимальное использование возможностей информационных систем, автоматизирующих различные сферы их деятельности, разные стороны управления. Иными словами, все реже встречаются случаи, когда компания покупает и устанавливает у себя СЭД только ради автоматизации «узких делопроизводственных функций» (учет и регистрация документов) либо потому, что у конкурентов или у партнеров есть «нечто подобное».

Внимание руководителей и собственников компаний сегодня направлено на получение возможности создания на единой платформе или в условно легко интегрируемых информационных системах единого информационного пространства, позволяющего построить «сквозные» процессы, сформировать единые справочники и классификаторы, создать единую навигацию, систему управления доступом и т.д. Подобный подход позволяет решить целый комплекс непростых управленческих задач, в том числе связанных с повышением производительности труда персонала (в т.ч. за счет единоразового ввода информации в систему), минимизацией рисков (за счет подконтрольности процессов и процедур) и снижением расходов (в т.ч. на поддержку программного обеспечения).

В качестве примера посмотрим, как можно оптимизировать работу в информационных системах за счет их интеграции, унификации используемых справочников, изменения принципов работы с информацией в компании, построения новых процессов, сделав их едиными (сквозными).

Например, в некой компании изначально СЭД и бухгалтерская система автоматизировали процедуру обработки договорных документов, содержали ряд похожих или в большей степени идентичных внутренних справочников (к ним можно отнести справочник контрагентов/клиентов, список оформленных договоров и т.д.). Информация в эти справочники вносилась сотрудниками разных подразделений вручную (так, сотрудник службы ДОУ создавал справочник адресатов в СЭД (аналог справочника контрагентов), сотрудник бухгалтерии — в бухгалтерской системе справочник контрагентов, с которыми у компании были договорные отношения). Поскольку справочники велись разными подразделениями, то информация в них почти всегда дублировалась, а по некоторым схожим позициям не совпадала (не учитывались происходящие у контрагентов изменения (мог измениться юридический адрес, руководитель, организационно-правовая форма), своевременно не обновлялись данные).

Решение вопроса объединения таких справочников (создание единых справочников), унификации и актуализации информации в них позволяет нескольким подразделениям работать с актуальными данными, введенными единожды, что дает возможность исключить дублирование функций по вводу информации в справочные базы данных, а также поддерживать данные в системах в актуальном состоянии, своевременно их обновляя. Таким образом, решается вопрос повышения эффективности работы персонала.

Понимая потребности заказчиков, ведущие компании-разработчики уже сегодня предлагают решения, направленные на то, чтобы предлагаемые ими программные продукты отвечали таким запросам. Так, в этом ключе движутся компании Directum, ИнтерТраст и некоторые другие <3>, предлагая готовые решения для интеграции систем электронного документооборота с разными офисными программами, например с 1С (кадровый и бухгалтерский модуль программы).

———————————

<3> Материалы практической конференции DocFlow 2014 г. [Информационный ресурс]. www.docflow.ru/docflow2014/programm/detail.php?ID=29096.

 

Ряд компаний-разработчиков идут иным путем, предложив рынку разработанные на единой платформе, на которой реализованы ERP-решения, автоматизацию документооборота, процессов по проведению конкурсов по закупкам, кадрового делопроизводства, корпоративного портала и др. Такой подход демонстрируют компании «1С» <4>, Best Practice <5>. Аналогичное решение предлагается несколькими разработчиками на СПО, в том числе на программной платформе Alfresco.

———————————

<4> Сайт компании «1С». [Информационный ресурс]. http://v8.1c.ru/doc8/.

<5> Данная компания предлагает автоматизировать документооборот на платформе SAP ERP.

 

Отдельно хочется отметить, что универсального рецепта в вопросе создания единого информационного пространства и роли в нем СЭД/ECM сегодня нет. Каждая компания-заказчик идет своим путем, решая целый комплекс задач.

Облачные технологии и СЭД.

Обсуждение возможности применения облачных технологий, в том числе при автоматизации документооборота компаний, ведется несколько лет. Однако реализованных проектов не так много. Почему так происходит?

Прежде чем делать выводы по этому варианту решения, предлагаю более детально изучить публично доступную информацию об одном из наиболее популярных решений на базе СПО <6> с применением облачных технологий <7> и сравнить его с классическим вариантом автоматизации документооборота (таб. 1).

———————————

<6> СПО — свободное программное обеспечение — программное обеспечение с открытым кодом, которое пользователь может легально запускать, модифицировать и распространять с небольшими ограничениями или вовсе без таковых.

<7> Речь пойдет об СПО Alfresco.

 

Таб. 1. Сводная информация по рынку СЭД (классические варианты автоматизации документооборота, а также с использованием СПО и облачных технологий)

N п/п Название компании/сайт СЭД Год создания Платформа Функциональные и технические возможности Информация по реализованным проектам Сильные стороны Слабые стороны Внешние риски
Citeck

г. Москва

http://citeck.ru

Alfresco ECM/ECM Citeck iDocs 2011 Alfresco Позиционируется как мультиплатформенная полнофункциональная СЭД с возможностью моделирования процессов и гибким управлением правами доступа.

Имеет возможность интеграции с LDAP и MS Active Directory.

Позволяет работать с документами через сетевой диск, непосредственно из программ MS Office, через интерфейс почтового клиента, через web-интерфейс

Небольшие зарубежные компании, осуществляющие свою деятельность в различных секторах экономики Отсутствие лицензионных платежей за платформу (СПО).

Низкие требования к ИТ-ресурсам (легкая интеграция).

Отсутствие ограничений на количество РМ

Отсутствие значительных проектов, реализованных в РФ.

Отсутствие информации о работе с сертифицированной криптографией.

Отсутствие информации о возможности работы с мобильными приложениями

Отсутствует опыт реализации проектов в территориально распределенных компаниях.

Нет четкого описания функционала системы.

Система не сертифицирована.

Предлагается заказная разработка, а не готовое решение.

Отсутствует учебный центр, обучение в рамках проекта предлагается производить силами проектной команды со стороны поставщика ПО.

Нет четкой политики по лицензированию

Dev. house

г. Москва

http://devhouse.ru/

Нет названия Alfresco Позиционируется как полнофункциональная СЭД с широкой возможностью интеграции с другими офисными программами и приложениями (в т.ч. 1С, системами электронной почты, кадровыми системами, с LDAP и MS Active Directory и проч.) Имеется только один проект по согласованию договоров в сети магазинов («Лента») Отсутствие лицензионных платежей за платформу (СПО).

Низкие требования к ИТ-ресурсам (легкая интеграция).

Отсутствие ограничений на количество РМ

Отсутствие опыта в реализации проектов по автоматизации документооборота.

Отсутствие информации о работе с сертифицированной криптографией.

Отсутствие информации о возможности работы с мобильными приложениями

Отсутствует опыт реализации проектов в территориально распределенных компаниях.

Есть проблемы с взаимодействием: на письма компания не отвечает, дозвониться невозможно

LIC

г. Москва

http://labic.ru/

Нет названия 2008 Alfresco Позиционируется как полнофункциональная СЭД с широкой возможностью интеграции с другими офисными программами и приложениями (в т.ч. 1С, системами электронной почты, кадровыми системами, с LDAP и MS Active Directory и проч.) Нет информации (есть только общие данные по использованию платформы) Отсутствие лицензионных платежей за платформу (СПО).

Низкие требования к ИТ-ресурсам (легкая интеграция).

Отсутствие ограничений на количество РМ

Заказное решение (сроки/деньги/надежность?).

Отсутствие опыта в реализации проектов по автоматизации документооборота.

Отсутствие информации о работе с сертифицированной криптографией.

Отсутствие информации о возможности работы с мобильными приложениями

Практически отсутствуют проекты, реализованные в нашей стране в компаниях, имеющих территориально распределенную структуру.

Нет четкого описания функционала системы.

Система не сертифицирована. Предлагается заказная разработка, а не готовое решение.

Есть проблемы с взаимодействием: на письма компания не отвечает, дозвониться невозможно

ЭОС

г. Москва

http://www.eos.ru/

EOS for SharePoint 2008 Ms SharePoint 2010 Высокопроизводительная и масштабируемая система корпоративного уровня модульного типа.

Интегрируется со всеми офисными приложениями Microsoft и 1С.

Есть мобильные приложения и возможность использования сертифицированного ПО.

Есть возможность реализации внешнего юридически значимого документооборота

Есть проекты, реализованные в российских территориально распределенных компаниях, которые осуществляют свою деятельность в финансовой, строительной и других отраслях, относятся к гос. сектору Более широкий функционал за счет портальной платформы с возможностью гибкой настройки.

Высокое качество и адаптированность программного продукта к условиям российского документооборота.

Профессиональная команда и положительный имидж компании, сложившийся в результате многолетней деятельности.

Предлагаются персональные лицензии (два типа пользователей)

Относительно высокая стоимость владения Поскольку оба решения для автоматизации документооборота данной компании весьма востребованы, может быть проблема с наличием свободных проектных команд со стороны поставщика решения
Дело 1996 Новая версия системы «ДЕЛО» для MS SQL Server 2008 или Oracle Популярная полнофункциональная СЭД. Есть мобильные приложения и возможность использования сертифицированного ПО.

Есть возможность реализации внешнего юридически значимого документооборота

Одна из наиболее популярных СЭД в гос. секторе и в компаниях, расположенных компактно Конкурентные лицензии. Профессиональная команда и положительный имидж компании, сложившийся в результате многолетней деятельности.

Три типа лицензий (два типа лицензий — пользовательские (толстый клиент и web), полнофункциональная лицензия — конкурентная).

Пользователи отмечают надежность системы

Средняя стоимость системы.

Есть отзывы относительно архаичности пользовательского интерфейса (при этом web-версия имеет положительные отзывы)

Directum

г. Ижевск

http://www.directum.ru

DIRECTUM 2008 DIRECTUM ECM корпоративного уровня модульного типа, которая позволяет автоматизировать основные управленческие процессы, организовать работу большого количества пользователей.

Интегрируется со всеми офисными приложениями Microsoft и 1С.

Есть мобильные приложения и возможность использования сертифицированного ПО

Есть проекты, реализованные в российских территориально распределенных компаниях, которые осуществляют свою деятельность в финансовой, строительной и других отраслях, относятся к гос. сектору Одно из наиболее полнофункциональных решений для автоматизации управленческого документооборота на российском рынке.

Широкая партнерская сеть и профессиональная команда, позволяющая реализовывать самые сложные проекты.

Конкурентные лицензии.

Пользователи отмечают надежность системы и широкие функциональные возможности

Относительно высокая стоимость владения.

Есть отзывы пользователей, в которых отмечается сложность настройки системы

Поскольку сама компания находится в другом городе, есть вероятность реализации проектов через партнеров (вопрос качества и сроков реализации проекта)
Интер-Траст

г. Москва

http://www.intertrust.ru/

Company Media Domino Edition (DE) — для клиентов, использующих платформу IBM Domino/Notes 1998 Lotus Notes/Domino ECM корпоративного уровня модульного типа, которая позволяет автоматизировать основные управленческие процессы, организовать работу большого количества пользователей.

Интегрируется со всеми офисными приложениями Microsoft и 1С.

Есть мобильные приложения и возможность использования сертифицированного ПО.

Система сертифицирована.

Предлагается реализованный в 2013 г. модуль управления кейсами (Adaptive case management).

В настоящее время для внедрения предлагается версия 4.2

Есть значительное количество проектов, реализованных в российских территориально распределенных компаниях холдингового типа, которые осуществляют свою деятельность в финансовой, строительной и других отраслях, относятся к гос. сектору Одно из самых известных решений для автоматизации документооборота в РФ.

Пользователи отмечают гибкость и хорошие возможности по настройке системы. Система сертифицирована во ФСТЭК и ФСБ. Профессиональная команда разработки и внедрения.

Компания имеет свой учебный центр.

Имеется пользовательская документация на все модули СЭД

Относительно высокая стоимость системы Поскольку программный продукт является востребованным на рынке, есть вероятность занятости проектных команд или реализации проекта с нарушением сроков
Company Media Java Edition (JE), которая может быть развернута на корпоративном Java-сервере с использованием для хранения и обработки данных СУБД Oracle и PostgreSQL — для клиентов 2013 Java Мультиплатформенная полнофункциональная СЭД, которая может быть развернута на корпоративном Java-сервере с использованием для хранения и обработки данных СУБД Oracle и PostgreSQL — для клиентов.

Сохранила всю функциональность системы, разработанной ранее на Lotus Notes/Domino

Решение новое Новое мультиплатформенное решение, позволяющее встроить систему в любую информационную среду.

Профессиональная команда разработки и внедрения.

Удобный новый интерфейс, очень информативный.

Компания имеет свой учебный центр

Относительно высокая стоимость системы
Интегрируется со всеми офисными приложениями Microsoft и 1С.

Есть мобильные приложения и возможность использования сертифицированной криптографии для работы с документами.

Предлагается реализованный в 2013 г. модуль управления кейсами.

Версия 4.3

Имеется пользовательская документация на все модули СЭД.

Предлагается гибкая система скидок

I-Sys

Самара

http://www.i-sys.ru/

DocTrix 2010 Ms SharePoint Позиционируется как платформа для гибкой автоматизации бизнес-процессов компании.

Работает с OutLook, информации о выполнении проектов или наличии инструментов по интеграции с 1С нет.

На сайте не представлена информация о применении сертифицированных средств криптографии для работы с документами.

Разработчик предлагает мобильные приложения.

Текущая версия разработана в 2013 г.

Есть реализованные проекты в гос. секторе и средних компаниях, в т.ч. имеющих территориально распределенную структуру Более широкий функционал за счет портальной платформы с возможностью гибкой настройки.

Возможность кастомизации системы под требования компании

Настройка системы, практически переходящая в заказную разработку.

Есть отрицательные отзывы по качеству выполненных проектов (включая низкое качество технической поддержки).

Относительно высокая стоимость владения.

Отсутствует пользовательская документация, требуется разработка

Есть значительная вероятность некачественной реализации проекта и низкого качества оказания услуг по технической поддержке
Digital Design

г. г. Санкт-Петербург и Москва

http://digdes.ru/

DocsVision 2005 Docsvision Позиционируется как платформа для автоматизации документооборота компаний разного масштаба.

Хорошо работает с OutLook.

Как правило, пользуется спросом у небольших, компактно расположенных компаний с линейной структурой управления

Наибольшее количество проектов внедрено в мелких и средних компаниях с небольшим количеством автоматизированных рабочих мест Конкурентные лицензии.

Относительно недорогая стоимость внедрения и владения.

Есть пользовательские инструкции.

Web-версия имеет современный дизайн и пользовательский интерфейс.

Система имеет несколько мобильных приложений, разработанных разными компаниями (отличаются дизайном, удобством и функциональностью)

Имеет жесткие настройки, могут быть сложности с доработкой.

В случае необходимости модификации или сложной настройки стоимость владения системы может значительно повышаться.

Есть отрицательные отзывы о первых версиях пользовательского интерфейса (неудобный, неинформативный).

Есть ряд технических проблем, которые «кочевали» из версии в версию, часть таких проблем была связана с удобством работы пользователей с документами

Система по сути является платформой для автоматизации документооборота, требуются значительные работы по настройке для достижения нужного результата (у компаний может уходить 1,5 — 2 года).

В случае необходимости проведения сложной настройки или доработки стоимость системы резко возрастает.

В компании значительная текучка персонала, что может привести к привлечению в проектную команду специалистов недостаточного уровня подготовки

 

В качестве классических СЭД предлагаю рассмотреть:

— решение по автоматизации документооборота «EOS for SharePoint» на платформе Ms Sharepoint компании ЭОС;

— обновленную версию системы «ДЕЛО» для MS SQL Server 2008 или Oracle компании ЭОС;

— СЭД DocTrix, разработанную на платформе Ms Sharepoint, компании I-Sys;

— СЭД DIRECTUM одноименной компании;

— СЭД CompanyMedia Domino Edition (DE) — для клиентов, использующих платформу IBM Domino/Notes — компании ИнтерТраст;

— СЭД CompanyMedia Java Edition (JE), которая может быть развернута на корпоративном Java-сервере с использованием для хранения и обработки данных СУБД Oracle и PostgreSQL — для клиентов — компании ИнтерТраст;

— решение по автоматизации документооборота DocsVision одноименной компании или вендеров и другие.

По данным компаний — поставщиков решений, СЭД, реализованные на СПО, сегодня вызывают интерес у российских компаний ввиду относительно дешевой стоимости владения за счет отсутствия лицензионных платежей, возможности оптимизировать расходы на ИТ-персонал, серверное оборудование и т.п. Вместе с тем при оценке решения реализации проекта во внешнем облаке возникает ряд серьезных вопросов с точки зрения информационной безопасности. В частности, вопросы касаются безопасности размещения персональных данных, информации, содержащей коммерческую или банковскую тайну, либо документов с грифом ограничения доступа.

Кроме того, при реализации проекта по автоматизации документооборота с использованием облачных технологий могут быть вопросы по возможной кастомизации СЭД под требования компании или по интеграции системы с другими офисными программами и приложениями. Как правило, в этой части при использовании облачных технологий могут быть серьезные ограничения.

Оптимизация рабочего места — одна из основных тенденций развития СЭД.

Мы знаем, что на заре появления СЭД основной задачей реализации проекта была автоматизация работы делопроизводителей, сегодня этот акцент сместился в сторону всех пользователей системы, число которых неизменно растет, равно как и постоянно увеличивается количество автоматизируемых с помощью СЭД процессов. Сегодня с документами, задачами, информацией в СЭД работают руководители высшего и среднего звена, делопроизводители, юристы, хозяйственники, финансисты, проектные группы, сотрудники кадровой службы. Разные группы пользователей работают исключительно с той информацией, которая соотносится с их профессиональной деятельностью, их должностными обязанностями и их зоной ответственности. Можно ли решить вопрос повышения эффективности работы и производительности труда всех групп пользователей?

Исследования в этой области ведут не только различные институты, но и крупные западные ИТ-компании. Так, представитель компании IBM <8> Уффе Соренсен на одном из форумов в 2014 г. говорил о том, что предлагаемые IBM технологии, в том числе в области коллективной работы, реализованные на платформе Lotus/Domino, позволят так организовать рабочее пространство пользователя, что вся необходимая ему информация будет одновременно находиться на экране монитора компьютера, что позволит большую часть операций выполнять буквально одним кликом мыши.

———————————

<8> Доклад на форуме компании ИнтерТраст 25.10.2014 «Стратегия IBM и современные тенденции развития решений для повышения эффективности коллективной работы». Уффе Соренсен, директор по технологиям IBM для коллективной работы и социального бизнеса, IBM EMEA // [Информационный ресурс]. http://www.intertrust.ru/files/materials/1900/programma-foruma-1411549226.pdf.

 

Стоит отметить тот факт, что большая часть пользователей корпоративных систем в повседневной жизни активно пользуется различными гаджетами и привыкла к интерфейсу и техническим возможностям общедоступных систем и приложений. Именно еще и по этой причине компаниями — разработчиками программных платформ сегодня делается явный акцент на понятийности интерфейса офисных систем и возможности персональной настройки рабочих мест пользователей, что, безусловно, позволит повысить производительность труда персонала.

Создание новых инструментов в СЭД для организации работы с информацией и документами.

Длительное время (можно сказать, что с первых лет создания СЭД) основной работой в системе считалась (и являлась) работа с документом. То есть специалисты создавали регистрационно-контрольные карточки, вводили в их поля метаданные документов, прикрепляли сканированный образ документа или файл, регистрировали, делали рассылку пользователям, осуществляли контроль исполнения документов, и т.п.

Вместе с тем создание документа может являться одним из звеньев, этапом сложной работы, которая проводится группой специалистов компании при достижении какой-то значимой цели, для решения сложной задачи.

Такой целью, например, может быть проведение конкурса или тендера, открытие филиала или регионального представительства, проведение выставки или конференции, разработка системы мотивации, внедрение нового продукта. Кроме того, при достижении цели может потребоваться оформление не одного, а нескольких документов на разных этапах работы, проведение совещаний и встреч, выполнение комплекса задач смежными функциональными подразделениями.

Для организации работы с документами, задачами, планами в рамках единой цели некоторые компании-разработчики предлагают модуль «Кейсы» <9>.

———————————

<9> Сайт компании ИнтерТраст // [Информационный ресурс]. http://www.intertrust.ru/products/companymedia/biznes-resheniya/resheniya-na-baze-adaptivnogo-keis-menedzhmenta/.

Сайт компании ELMA // [Информационный ресурс]. http://www.elma-bpm.ru/journal/2265/;

Сайт компании bbsoftware // [Информационный ресурс]. http://www.bbsoftware.ru/articies.php?id=89&idCat=6.

Сайт компании Directum // [Информационный ресурс]. http://www.directum.ru/extra_ecm и другие.

 

Сразу хочется сказать, что функциональная часть данного модуля не является аналогом программного обеспечения проектной деятельности (например, Ms Project). Отличительной чертой данного модуля является не только возможность системно «связать» воедино задачи, документы и события, осуществлять контроль из «единой точки», но и возможность «клонировать» в системе работу по идентичным целям, при этом внося в карточки информационной системы необходимые изменения.

Есть уверенность, что у компаний, широко применяющих в своей работе информационные технологии, использование элементов кейс-менеджмента как части функционала СЭД будет востребовано и принесет определенный положительный эффект.

Социологизация и геймификация при работе с документами: что дают такие нововведения?

Несколько лет назад на конференции DocFlow, посвященной вопросам внедрения электронного документооборота, впервые появилась информация о том, что пользователям СЭД, которые одновременно являются активными пользователями социальных сетей, будет интересно в работе с документами применять такие инструменты, как форум, обмен быстрыми сообщениями. То есть впервые прозвучало предположение о возможности использования элементов социологизации в работе с документами.

В чем заключалась идея? В социальных сетях пользователи ведут активную переписку, обсуждая тот или иной вопрос.

Системы электронного документооборота к тому моменту лет десять как позволяли выполнять процедуру согласования документов, сохраняя информацию о замечаниях к согласуемому документу в системе. Однако этой информации могло быть недостаточно для оптимальной организации процессов, понимания всего спектра вопросов, которые специалистам приходилось решать при подготовке конкретного документа. Поэтому предоставление в СЭД возможности вести обсуждение документа/задачи/события стало вполне логичным шагом, который позволил пользователям вести совместную работу в рамках деловых задач, налаживать горизонтальные связи взаимодействия, активно вовлекая коллег в рабочие процессы.

Стоит сказать, что сегодня возможность вести обсуждение документов и задач уже есть в ряде СЭД <10>. То есть указанная выше идея начала воплощаться в жизнь и постепенно становится обязательным элементом функционала систем, автоматизирующих документооборот.

———————————

<10> Сайт компании ИнтерТраст // [Информационный ресурс]. http://www.intertrust.ru/products/companymedia/servisy/sistemnye-servisy/obsuzhdenie/.

Сайт компании ТЕЗИС // [Информационный ресурс]. http://www.tezis-doc.ru/functionality.

 

В этом году на одной из конференций <11>, также посвященных вопросам внедрения СЭД, докладчиком была озвучена идея возможности применения элементов геймификации <12> при организации работы с документами в информационных системах. Возможно, реализация такого подхода в деловых процессах также может привести к определенному положительному эффекту, что через пару лет приведет к появлению первого типового решения на базе систем электронного документооборота корпоративного класса.

———————————

<11> Конференция «TAdviserСЭД и ECM DAY», прошедшая в Москве 07.10.2014.

<12> Геймификация — применение игровых механик в неигровых процессах.

 

Электронные документы: путь от создания к хранению.

В наше время все популярнее становится тема юридически значимого документооборота, возможности работы с электронными документами <13>, применения электронной подписи при оформлении электронных документов и организации работы министерств и ведомств <14>. Конечно, ведь использование информационных технологий в деятельности государственных органов, организаций призвано ускорить оформление документов, предоставление гос. услуг, предоставление медицинской помощи и так далее.

———————————

<13> Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. N 697 «О единой системе межведомственного информационного взаимодействия;

Постановление Правительства РФ от 09.02.2012 N 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (вместе с Правилами использования усиленной квалифицированной электронной подписи органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, Требованиями к обеспечению совместимости средств электронной подписи при организации электронного взаимодействия органов исполнительной власти и органов местного самоуправления между собой) // Собрание законодательства РФ. 20.02.2012. N 8. Ст. 1027;

Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (ред. от 22.11.2013);

Постановление Правительства РФ от 21.05.2013 N 425 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в части определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» // Собрание законодательства РФ. 03.06.2013. N 22. Ст. 2809;

Постановление Правительства РФ от 22.12.2012 N 1382 «О присоединении информационных систем организаций к инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме» (ред. от 21.07.2014) (вместе с Правилами присоединения информационных систем организаций к инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме) // Собрание законодательства РФ. 31.12.2012. N 53 (ч. 2). Ст. 7938, и другие.

<14> Приказ Росархива от 29.04.2011 N 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» // [Информационный ресурс]. http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=126490;

Постановление Правительства РФ от 06.04.2013 N 305 «О внесении изменения в Положение о системе межведомственного электронного документооборота» // Собрание законодательства РФ. 15.04.2013. N 15. Ст. 1791;

Постановление Правительства РФ от 09.12.2013 N 1135 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с уточнением процедуры создания простой электронной подписи с использованием единой системы идентификации и аутентификации» // Собрание законодательства РФ. 16.12.2013. N 50. Ст. 6601.

 

То есть наше общество начало активно создавать электронные документы. Посмотрим, что происходит с хранением уже созданных электронных документов.

Изучение и анализ проблемы автоматизации процессов работы архива компаний позволяет говорить о том, что лишь незначительная часть информационных систем электронного документооборота имеет модуль, позволяющий организовывать хранение в том числе электронных документов. Изучение и анализ функциональных возможностей современных СЭД <15> с этой точки зрения показали, что наиболее часто под модулем «Архив организации» (или близким по смыслу) понимается подсистема (или модуль), позволяющая автоматизировать незначительную часть функций сотрудников архива, направленных на комплектование архива, учета архивных бумажных или оцифрованных документов, осуществление выдачи во временное пользование и контроль возврата, контроля состояния сохранности и т.д. При этом, как правило, архивные модули СЭД не рассчитаны на полноценную работу с электронными документами, в том числе на проверку их достоверности, целостности и аутентичности.

———————————

<15> ПО компаний Ланит, ЭОС, ИнтерТраст, Directum, Канцлер, 1С и других.

 

Поскольку, как говорилось выше, в нашей стране создаются электронные документы, то уже сегодня на форумах и конференциях обсуждается вопрос организации их хранения как на уровне компании (архив организации), так и на государственном уровне (государственные архивы). Безусловно, такая ситуация предвидится Росархивом и ВНИИДАД, которые являются основоположниками нормативной и методической базы <16> в архивной области, и в этом направлении ведутся определенные научные работы <17>. Однако реализация возможности хранения электронных документов в меру своей важности и актуальности должна быть подхвачена компаниями — разработчиками СЭД, что должно стать шагом к появлению полноценной информационной системы, автоматизирующей деятельность архива как с точки зрения хранения бумажных документов, так и документов, созданных в электронном виде. Кроме того, должно быть учтено, что архивная система (или модуль) должна быть связана с системой, автоматизирующей документооборот организации и передавать информацию о документах, передаваемых на оперативное или архивное государственное хранение.

———————————

<16> Методический документ. Меры защиты информации в государственных информационных системах (утв. ФСТЭК России 11.02.2014) // [Электронный ресурс]. URL: http://fstec.ru. Дата обращения 01.09.2014.

Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов. М., ВНИИДАД, 2005.

Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях. М., 2006.

Методические рекомендации по организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в государственных архивах. М., ВНИИДАД, 2007.

Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций. М., ВНИИДАД, 2007.

Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Утверждены Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32. Признан не нуждающимся в государственной регистрации (Письмо Минюста России от 04.07.2011 N 01/43784-ДК).

Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов. Росархив. ВНИИДАД. 2012.

Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. 2013. Исполнитель — Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. 2013. Исполнитель — Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

<17> Сайт Росархива // [Информационный ресурс]. http://archives.ru/documents/methodics.shtml.

 

BI <18> и СЭД: движение в сторону интеграции в целях применения новых аналитических инструментов.

———————————

<18> BI-системы (Business Intelligence) — чаще всего под этим термином понимают аналитические системы, предназначенные для бизнес-анализа.

 

Принимая решение о внедрении СЭД, руководители организации, конечно, ставят цель решить вопрос своевременной регистрации и учета документов или поднять качество оформления документов и повысить исполнительскую дисциплину. Одновременно с вышеперечисленными задачами обычно делается попытка повысить эффективность управления, для чего решаются вопросы по включению СЭД в единую информационную среду компании, по разработке и внедрению показателей эффективности для персонала (KPI). Часть таких показателей можно получать не путем наблюдения или ручного подсчета, а непосредственно из информационных систем (метаданные, системные данные). Так, некоторые показатели, полученные из СЭД, могут позволить определить объемы документов, передаваемых на архивное хранение, выявить нарушение сроков согласования документов, низкую исполнительскую дисциплину, задержки в оформлении документов и определить причины происходящего.

Как показывает практика, наиболее распространенными причинами несвоевременной подготовки ответов на внешние запросы является значительная загрузка персонала (сотрудники могут физически не успевать готовить ответы на полученные письма).

Своевременное формирование и получение аналитических отчетов и их анализ предоставляет руководителям возможность видеть «узкие места» в процессах, реальную загруженность персонала, что, в свою очередь, позволяет своевременно применять административные или управленческие меры.

Именно для формирования таких аналитических отчетов, которые можно применять в целях повышения эффективности управления компанией, мотивации персонала, сегодня некоторыми компаниями-разработчиками рассматривается возможность интеграции СЭД с BI-системами. Вместе с тем стоит отметить, что для топ-менеджмента компаний проект интеграции СЭД с BI-системой может представлять интерес лишь в том случае, если интеграция будет распространяться и на другие информационные системы, программные комплексы, в которых работают сотрудники компании, что позволит видеть картину выполнения процессов, загруженности, работы персонала компании целиком.

Итак, современные СЭД в последние десять лет значительно изменились как с функциональной, так и с технико-технологической точки зрения. Изменение потребностей общества, законодательной и нормативно-методической, а также появление новых технологий создают условия для дальнейшего развития рынка информационных систем, автоматизирующих работу с документами, позволяют более широко их использовать для целей бизнеса.

Е.В.Романченко

«Делопроизводство», 2015, N 2

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code